Ley de Archivos para el Estado de Zacatecas y sus Municipios.

Nueva Ley POG 03-07-2021




Ley publicada en el Periódico Oficial del Estado de Zacatecas Número 53, el sábado 03 de julio de 2021.

TEXTO VIGENTE A PARTIR DEL 04 DE JULIO DE 2021.



ALEJANDRO TELLO CRISTERNA, Gobernador del Estado de Zacatecas, a sus habitantes hago saber:




Que los DIPUTADOS SECRETARIOS de la Honorable Sexagésima Tercera Legislatura del Estado, se han servido dirigirme el siguiente:



DECRETO # 669

LA HONORABLE SEXAGÉSIMA TERCERA LEGISLATURA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE ZACATECAS, EN NOMBRE DEL PUEBLO, DECRETA

RESULTANDOS

PRIMERO. En sesión ordinaria del Pleno correspondiente al día 18 de marzo 2021, se dio lectura a la iniciativa de decreto por la que se expide la Ley de Archivos para el Estado de Zacatecas y sus Municipios, presentada por el Gobernador del Estado Alejandro Tello Cristerna.


Por acuerdo de la Mesa Directiva, mediante memorándum número 1625, de la misma fecha, la iniciativa fue turnada a la Comisión de Desarrollo Cultural, para su análisis y la emisión del dictamen correspondiente.


SEGUNDO. La iniciativa se justificó bajo la siguiente:


Exposición de Motivos

[…]



Por lo anteriormente expuesto y fundado y con apoyo además en lo dispuesto en los artículos 152 y 153 del Reglamento General del Poder Legislativo, en nombre del Pueblo es de Decretarse y se


DECRETA

LEY DE ARCHIVOS PARA EL ESTADO DE ZACATECAS Y SUS MUNICIPIOS


TÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES


CAPÍTULO ÚNICO



Artículo 1. La presente Ley es de orden público y observancia general en el estado de Zacatecas, y tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, ayuntamientos, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad del estado y municipios.


Así como determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica del estado.



Artículo 2. Son objetivos de esta Ley:


  1. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticos encaminados al desarrollo de sistemas de archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional en el estado;


  1. Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de los sujetos obligados del estado;


  1. Impulsar que los sujetos obligados se actualicen y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los recursos públicos, así como de aquella que por su contenido sea de interés público;


  1. Promover el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos obligados para favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria institucional del estado;


  1. Promover el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos de los sujetos obligados del estado;


  1. Sentar las bases para el desarrollo y la implementación de un sistema integral de gestión de documentos electrónicos encaminado al establecimiento de gobiernos digitales y abiertos en el ámbito estatal y municipal que beneficien con sus servicios a la ciudadanía;


  1. Establecer mecanismos para la colaboración con las autoridades federales, estatales, municipales, organismos autónomos y demás sujetos obligados en materia de archivos;


  1. Establecer los mecanismos para garantizar el cumplimiento y la efectiva aplicación de esta Ley;


  1. Promover la cultura de la calidad en los archivos del estado mediante la adopción de buenas prácticas nacionales e internacionales;

  2. Impulsar el ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria, de conformidad con lo dispuesto por la Ley General de Archivos, esta Ley y las demás disposiciones aplicables;


  1. Promover la organización, conservación, difusión y divulgación del patrimonio documental del estado, y


  1. Fomentar la cultura archivística y el acceso a los archivos.



Artículo 3. La aplicación e interpretación de esta Ley se hará acorde con lo previsto por la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, los tratados internacionales de los que México sea parte, la Ley General de Archivos y la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas, privilegiando en todo momento el respeto irrestricto a los derechos humanos y favoreciendo en todo tiempo la protección más amplia a las personas y el interés público.


A falta de disposición expresa en la presente Ley, se estará a lo previsto en la Ley General de Archivos y supletoriamente en la Ley General de Bienes Nacionales; la Ley de Bienes del Estado de Zacatecas y sus Municipios; la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos; la Ley de Procedimiento Administrativo del Estado y Municipios de Zacatecas; el Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Zacatecas y el Código Penal para el Estado de Zacatecas.



Artículo 4. Para efectos de la presente Ley se entenderá por:


  1. Acervo: al conjunto de documentos producidos y recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden;


  1. Actividad archivística: al conjunto de acciones encaminadas a administrar, organizar, conservar y difundir documentos de archivo;


  1. Archivo: al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden;


  1. Archivo de concentración: al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta son esporádicos y que permanecen en él hasta su disposición documental;


  1. Archivo de trámite: al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados;


  1. Archivo General del Estado: al Archivo General del Estado de Zacatecas;


  1. Archivo histórico: al integrado por documentos de carácter público, de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, estatal o municipal;


  1. Archivos privados de interés público: al conjunto de documentos de interés público, histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de particulares, que no reciban o ejerzan recursos públicos ni realicen actos de autoridad en los diversos ámbitos de gobierno;


  1. Área coordinadora de archivos: a la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos;


  1. Áreas operativas: a las que integran el sistema institucional de archivos, las cuales son la unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y, en su caso, histórico;


  1. Baja documental: a la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación y que no posea valores históricos, de acuerdo con la presente Ley y las disposiciones jurídicas aplicables;


  1. Catálogo de disposición documental: al registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental;


  1. Ciclo vital: a las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico;


  1. Consejo Estatal: al Consejo Estatal de Archivos del Estado de Zacatecas;


  1. Consejo Nacional: al Consejo Nacional de Archivos;


  1. Consejo Técnico Especializado: al Consejo Técnico Especializado del Archivo General del Estado de Zacatecas;


  1. Conservación de archivos: al conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos electrónicos y digitales a largo plazo;


  1. Consulta de documentos: a las actividades relacionadas con la implantación de controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos;


  1. Cuadro general de clasificación archivística: al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;


  1. Datos abiertos: a los datos digitales de carácter público que son accesibles en línea y pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos, por cualquier interesado;


  1. Declaratoria de Patrimonio Documental del Estado: al reconocimiento otorgado por el Archivo General del Estado de Zacatecas;


  1. Director General: a la persona titular del Archivo General del Estado de Zacatecas;


  1. Disposición documental: a la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales;


  1. Documento de archivo: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental;


  1. Documento de archivo electrónico: al que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la dependencia o entidad, que requiere de un dispositivo electrónico para su registro, almacenamiento, acceso, lectura, transmisión, respaldo y preservación, así como de un sistema automatizado de gestión documental que asegure la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que contiene;

  2. Documento histórico: aquel que se preserva permanentemente porque posee valores testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que por ello forma parte íntegra de la memoria colectiva del estado y el país, y es fundamental para el conocimiento de la historia nacional, regional o local;


  1. Entes públicos: a los poderes Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales autónomos, las dependencias y entidades de la Administración Pública estatal, los municipios y sus dependencias y entidades, la Fiscalía General del Estado, los órganos jurisdiccionales que no formen parte del Poder Judicial del Estado, así como cualquier otro ente sobre el que tenga control cualquiera de los poderes y órganos públicos citados;


  1. Estabilización: a los procedimientos de limpieza de documentos, fumigación, integración de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel y resguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros;


  1. Expediente: a la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;


  1. Expediente electrónico: al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan;


  1. Ficha técnica de valoración documental: al instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental;


  1. Firma electrónica avanzada: al conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo cual posibilita que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, y produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;


  1. Fondo: al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado que se identifica con el nombre de este último;


  1. Gestión documental: al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación;


  1. Grupo interdisciplinario: al conjunto de personas que deberá estar integrado por el titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes; las áreas responsables de la información, así como el responsable del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental;


  1. Interoperabilidad: a la capacidad de los sistemas de información de compartir datos y posibilitar el intercambio entre ellos;


  1. Instrumentos de control archivístico: a los instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, que son el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental;


  1. Instrumentos de consulta: a los instrumentos que describen las series, expedientes o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja documental;


  1. Inventarios documentales: a los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental);


XL. Ley: a la Ley de Archivos para el Estado de Zacatecas y sus Municipios;


XLI. Ley General: a la Ley General de Archivos;


XLII. Metadatos: al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo y su administración, a través del tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso;


XLIII. Órgano de Gobierno: al Órgano de Gobierno del Archivo General del Estado;


XLIV. Órgano de Vigilancia: al Órgano de Vigilancia del Archivo General del Estado;


XLV. Organización: al conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información. Las operaciones intelectuales consisten en identificar y analizar los tipos de documentos, su procedencia, origen funcional y contenido, en tanto que las operaciones mecánicas son aquellas actividades que se desarrollan para la ubicación física de los expedientes;


XLVI. Patrimonio documental del estado: a los documentos que, con independencia de su soporte y por su naturaleza, no son sustituibles y dan cuenta de la evolución del estado de Zacatecas y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo y, en general, del país; además de transmitir y heredar información significativa de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y artística del estado, incluyendo aquellos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los órganos estatales, municipios, casas curales o cualquier otra organización, sea religiosa o civil, que en razón de su ubicación física se encuentren dentro del territorio del estado de Zacatecas;


XLVII. Plazo de conservación: al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable;


XLVIII. Programa anual: al programa anual de desarrollo archivístico;


XLIX. Registro Estatal: al registro de archivos del Estado de Zacatecas;


  1. Registro Nacional: al Registro Nacional de Archivos;


LI. Sección: a cada una de las divisiones del fondo documental basada en las atribuciones de cada sujeto obligado, de conformidad con las disposiciones legales aplicables;


LII. Serie: a la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general, integrados en expedientes, de acuerdo con un asunto, actividad o trámite específico;


LIII. Sistema institucional: a los sistemas institucionales de archivos de cada sujeto obligado;


LIV. Sistema Estatal: al sistema de archivos del Estado de Zacatecas;


LV. Sistema Nacional: al sistema nacional de archivos;



LVI. Soportes documentales: a los medios en los cuales se contiene información, además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros;


LVII. Subserie: a la división de la serie documental;


LVIII. Sujetos obligados: cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, municipios, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el estado de Zacatecas y sus municipios, así como a las personas físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público;


LIX. Transferencia: al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico;


LX. Trazabilidad: a la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos;


LXI. Valoración documental: a la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales, es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental, y


LXII. Vigencia documental: al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.



Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes principios:


    1. Conservación: adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica, para la adecuada preservación de los documentos de archivo;


    1. Procedencia: mantener el origen de cada fondo documental producido por los sujetos obligados, para distinguirlo de otros fondos semejantes y respetar el orden interno de las series documentales en el desarrollo de su actividad institucional;


    1. Integridad: garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida;

    2. Disponibilidad: adoptar medidas pertinentes para la localización expedita de los documentos de archivo, y


    1. Accesibilidad: garantizar el acceso a la consulta de los archivos de acuerdo con esta Ley y las disposiciones aplicables.




TÍTULO SEGUNDO

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS


CAPÍTULO I DOCUMENTOS PÚBLICOS



Artículo 6. Toda la información contenida en los documentos de archivo producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados será pública y accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que establece la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos personales.


Los sujetos obligados, en el ámbito de su competencia, garantizarán la organización, conservación y preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho a la verdad y el acceso a la información contenida en los archivos, así como fomentar el conocimiento de su patrimonio documental.



Artículo 7. Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones de acuerdo con lo establecido en las disposiciones correspondientes.



Artículo 8. Los documentos producidos en los términos del artículo anterior son considerados documentos públicos de conformidad con las disposiciones aplicables.



Artículo 9. Los documentos públicos de los sujetos obligados tendrán el carácter que le confieran la Ley General de Archivos, la Ley General de Bienes Nacionales y la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, así como la normatividad de la materia.



CAPÍTULO II

OBLIGACIONES



Artículo 10. Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos; de la operación de su sistema institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por la Ley General, esta Ley, las determinaciones que emitan el Consejo Nacional y el Consejo Estatal, asimismo deberá garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo ni la información a su cargo.


El servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión, deberá garantizar la entrega de los archivos a quien lo sustituya, debiendo estar organizados y descritos de conformidad con los instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen la función que les dio origen en los términos de esta Ley.



Artículo 11. Los sujetos obligados deberán:


  1. Administrar, organizar y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, los estándares y principios en materia archivística, los términos de esta Ley y demás disposiciones que les sean aplicables;


  1. Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión documental;


  1. Integrar los documentos en expedientes;


  1. Inscribir en el Registro Nacional y en el Registro Estatal, de acuerdo con las disposiciones que se emitan en la materia, la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo;


  1. Conformar un grupo interdisciplinario, que coadyuve en la valoración documental;


  1. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original;


  1. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos;


  1. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión documental y administración de archivos;


  1. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de archivo;


  1. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;


  1. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su almacenamiento, así como procurar el resguardo electrónico de dichos documentos, de conformidad con esta Ley y las demás disposiciones reglamentarias aplicables, y


  1. Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y otras disposiciones reglamentarias aplicables.


Los fideicomisos y fondos públicos que no cuenten con estructura orgánica, así como cualquier persona física que reciba y ejerza recursos públicos, o realice actos de autoridad del estado de Zacatecas y sus municipios, estarán obligados a cumplir con las disposiciones de las fracciones I, VI, VII, IX y X del presente artículo.


Los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a violaciones graves de derechos humanos, así como respetar y garantizar el derecho de acceso a los mismos, de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la información pública y protección de datos personales, siempre que no hayan sido declarados como históricos, en cuyo caso, su consulta será irrestricta.



Artículo 12. Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación, en los términos que establezcan el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones reglamentarias aplicables.


Los órganos internos de control, contralorías o equivalentes de los sujetos obligados vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.



Artículo 13. Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles; y contarán, al menos, con los siguientes:


  1. Cuadro general de clasificación archivística;


  1. Catálogo de disposición documental, y


  1. Inventarios documentales:


    1. General;

    2. Transferencia, y

    3. Baja documental.


La estructura del cuadro general de clasificación archivística atenderá los niveles de fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales serán identificados mediante una clave alfanumérica.



Artículo 14. Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los sujetos obligados deberán contar y poner a disposición del público la guía de archivo documental y el índice de expedientes clasificados como reservados a que hace referencia la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, y demás disposiciones aplicables.



Artículo 15. Tratándose de aquella documentación autorizada para su baja, los sujetos obligados deberán adoptar los mecanismos necesarios que fomenten el reciclaje, en ambientes controlados, garantizando que no sea posible recuperar la información eliminada, dejando como opción secundaria el proceso de destrucción.



Artículo 16. La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y el buen funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada sujeto obligado.




CAPÍTULO III

PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS



Artículo 17. Los servidores públicos que deban sujetarse a un procedimiento de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de las disposiciones aplicables, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el catálogo de disposición documental.



Artículo 18. En el ámbito estatal y municipal, en caso de que algún sujeto obligado, área o unidad de éste, se fusione, extinga o cambie de adscripción, el responsable de los referidos procesos de transformación dispondrá lo necesario para asegurar que todos los documentos de archivo y los instrumentos de control y consulta archivísticos sean trasladados a los archivos que correspondan.


En ningún caso, la entidad receptora podrá modificar los instrumentos de control y consulta archivísticos.


Asimismo, será obligación del liquidador informar al Archivo General del Estado, mediante la elaboración de un acta circunstanciada, la ubicación del recinto donde se resguardarán los expedientes contenidos en el inventario.


Los instrumentos jurídicos en que se sustenten los procesos de transformación deberán prever el tratamiento que se dará a los archivos e instrumentos de control y consulta archivísticos de los sujetos obligados en el estado de Zacatecas, en los supuestos previstos en el primer párrafo del presente artículo, de conformidad con esta Ley y demás disposiciones jurídicas y administrativas aplicables.



Artículo 19. Tratándose de la liquidación o extinción de un ente público será obligación del liquidador remitir copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo General del Estado.



CAPÍTULO IV

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS



Artículo 20. El sistema institucional es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.


Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Estatal atendiendo a las directrices que para tal efecto emita el Consejo Nacional y demás disposiciones jurídicas aplicables.



Artículo 21. El sistema institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:


  1. Un área coordinadora de archivos, y

  2. Las áreas operativas siguientes:


    1. Unidad de correspondencia;

    2. Archivo de trámite, por área o unidad;

    3. Archivo de concentración, y

    4. Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado.


Los responsables del área coordinadora de archivos, del archivo de concentración y del archivo histórico, serán nombrados por el titular del sujeto obligado de que se trate.


El titular de la unidad administrativa a la que esté adscrita el área operativa referida en la fracción II, inciso a), nombrará al responsable de la misma.


Los responsables del área operativa referida en la fracción II, inciso b), serán nombrados por el titular de cada área o unidad que corresponda.


Los responsables de cada área deberán contar con licenciatura en áreas afines o tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada en archivística.



Artículo 22. Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos de concentración o históricos comunes, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.


El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior deberá identificar a los responsables de la administración de los archivos.


Los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales podrán habilitar unidades de resguardo del archivo de concentración regional.




CAPÍTULO V

PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA



Artículo 23. Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.



Artículo 24. El programa anual contendrá los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información.



Artículo 25. El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos que incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos.



Artículo 26. Los sujetos obligados, por conducto del responsable del área coordinadora de archivos, deberán elaborar un informe anual detallando el cumplimiento del programa anual y publicarlo en su portal electrónico, a más tardar el último día del mes de enero del siguiente año de la ejecución de dicho programa.


Asimismo, los titulares de los sujetos obligados darán cuenta de la situación que guardan sus archivos, en el informe anual de trabajo, labores o actividades que rindan.



CAPÍTULO VI

ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS



Artículo 27. El área coordinadora de archivos promoverá que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de archivos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado.


El responsable del área coordinadora de archivos deberá tener, al menos, el nivel de director general o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto obligado que corresponda. La persona designada deberá dedicarse específicamente a las funciones establecidas en esta Ley.



Artículo 28. El área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:


  1. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico, los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, esta Ley y disposiciones reglamentarias;


  1. Elaborar, en coordinación con los responsables del archivo de trámite, de concentración y, en su caso, histórico, y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste designe, criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación de archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo requiera;


  1. Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste designe, el programa anual;


  1. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las áreas operativas;


  1. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas;


  1. Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos;


  1. Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de archivos;


  1. Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la conservación de los archivos;


  1. Verificar la aplicación de la política de gestión documental en la operación de la unidad de correspondencia, los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico, de acuerdo con la normatividad aplicable;


  1. Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto obligado sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción; o cualquier modificación de conformidad con las disposiciones legales aplicables, y


  1. Las que establezcan las disposiciones reglamentarias.




CAPÍTULO VII

ÁREAS OPERATIVAS



Artículo 29. Corresponderá a los sujetos obligados determinar la unidad administrativa a la que estará adscrita la unidad de correspondencia, la cual tendrá las siguientes funciones:


  1. Llevar a cabo los servicios centralizados de recepción, registro, seguimiento y distribución de la correspondencia de entrada y salida;

  2. Elaborar reportes de correspondencia;


  1. Colaborar con el responsable del área coordinadora de archivos en los proyectos tendientes a la modernización y automatización del sistema institucional;


  1. Implementar un sistema, manual o informático, que permita la eficiente y oportuna administración de la correspondencia, y


  1. Las que establezcan las disposiciones reglamentarias aplicables.



Artículo 30. Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones:


  1. Coordinar la integración y organización de los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba;


  1. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante el control de los inventarios documentales elaborados por los servidores públicos correspondientes;


  1. Velar por la custodia de los expedientes en trámite de la unidad administrativa de adscripción para que se efectúe de acuerdo con los estándares de seguridad y conservación;


  1. Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter;


  1. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley y demás disposiciones aplicables;


  1. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos;


  1. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración;


  1. En su caso, atender las solicitudes de préstamo o de consulta de expedientes resguardados en el archivo de trámite, y


  1. Las que establezcan las disposiciones reglamentarias aplicables.


Los responsables de los archivos de trámite deberán contar con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia archivísticos acordes con su responsabilidad; de no ser así, los titulares de las unidades administrativas tendrán la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de sus archivos.



Artículo 31. Los sujetos obligados contarán con un archivo de concentración, que tendrá las siguientes funciones:


    1. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes;


    1. Custodiar la documentación semiactiva del sujeto obligado;


    1. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda;


    1. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental;


    1. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley y demás disposiciones aplicables;


    1. Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental;


    1. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;


    1. Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados, según corresponda;


    1. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios y mantenerlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración para, posteriormente, ser transferidos al archivo histórico para conservarlos de manera permanente;


    1. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones reglamentarias en la materia;


    1. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean valores evidenciales, testimoniales e informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General del Estado, según corresponda, y


    1. Las que establezcan en el respectivo ámbito de sus competencias el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones reglamentarias aplicables en la materia.



Artículo 32. Las personas responsables de las áreas normativas y operativas del sistema institucional deberán contar con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad; de no ser así, los titulares de los sujetos obligados deberán garantizar la capacitación y profesionalización de esos responsables.



CAPÍTULO VIII

ARCHIVOS HISTÓRICOS Y SUS DOCUMENTOS



Artículo 33. Los sujetos obligados podrán contar con un archivo histórico que tendrá las siguientes funciones:


  1. Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los expedientes bajo su resguardo;


  1. Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio documental;


  1. Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda;

  2. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, así como en la demás normativa aplicable;


  1. Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los documentos históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan las tecnologías de información para mantenerlos a disposición de los usuarios, y


  1. Las demás que establezcan las disposiciones reglamentarias aplicables.



Artículo 34. Los sujetos obligados que no cuenten con archivo histórico preferentemente promoverán su creación o establecimiento; mientras tanto, podrán transferir sus documentos con valor histórico al Archivo General del Estado o al organismo que se determine, de acuerdo con las disposiciones aplicables o los convenios de colaboración que se suscriban para tal efecto.



Artículo 35. Cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida su consulta directa, el Archivo General del Estado, así como los sujetos obligados, proporcionarán la información, cuando las condiciones lo permitan, mediante un sistema de reproducción que no afecte la integridad del documento.



Artículo 36. Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos históricos comunes con la denominación de regionales, en los términos que establezcan las disposiciones reglamentarias aplicables.


El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior deberá identificar con claridad a los responsables de la administración de los archivos.



Artículo 37. Los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de acceso público. Una vez que haya concluido la vigencia documental y autorizada la transferencia secundaria a un archivo histórico, éstos no podrán ser clasificados como reservados o confidenciales, de conformidad con lo establecido en el Capítulo I del Título Tercero de esta Ley. Asimismo, deberá considerarse que, de acuerdo con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, no podrá clasificarse como reservada aquella información que esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesa humanidad.


Los documentos que contengan datos personales sensibles, de acuerdo con la normatividad en la materia, respecto de los cuales se haya determinado su conservación permanente por tener valor histórico, conservarán tal carácter en el archivo de concentración por un plazo de 70 años, a partir de la fecha de creación del documento y serán de acceso restringido durante dicho plazo.



Artículo 38. El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que los mismos no excedan el tiempo que la normatividad específica que rija las funciones y atribuciones del sujeto obligado disponga, o en su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su información. En ningún caso el plazo podrá exceder de 25 años.



Artículo 39. En concordancia con lo establecido en el artículo 38 de la Ley General, el Instituto Zacatecano de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, determinará el procedimiento para permitir el acceso a la información de un documento con valores históricos, que no haya sido transferido a un archivo histórico y que contenga datos personales sensibles, de manera excepcional en los siguientes casos:


  1. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el país o para el ámbito estatal o municipal, siempre que el mismo no se pueda realizar sin acceso a la información confidencial y la persona que realice el estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información obtenida del archivo con datos personales sensibles;

  2. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que pueda resultar de dicho acceso;


  1. El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al titular de la información confidencial, y


  1. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información o un biógrafo autorizado por él mismo.


Los particulares podrán impugnar la determinación o resolución del referido Instituto ante las autoridades competentes del estado de Zacatecas o ante el Poder Judicial de la Federación, según corresponda.



Artículo 40. El procedimiento de consulta de los archivos históricos facilitará el acceso al documento original o reproducción íntegra y fiel en otro medio, siempre que no se le afecte al mismo. Dicho acceso se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los propios archivos.



Artículo 41. Los responsables de los archivos históricos de los sujetos obligados adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor histórico que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:


  1. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y difusión de los documentos históricos;


  1. Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios digitales, con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e informativos;


  1. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos;


  1. Implementar programas presenciales y virtuales para divulgar el patrimonio documental;


  1. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a los estudiantes de diferentes grados educativos, y


  1. Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de publicación de interés, para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.



CAPÍTULO IX

DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS



Artículo 42. Además de los procesos de gestión documental previstos en el artículo 12 de esta Ley, se deberán contemplar los procesos de incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad para la gestión documental electrónica considerando lo siguiente:


    1. En lo relativo a la incorporación se deberá asegurar que el sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos permita:


      1. La captura y registro de los documentos y expedientes;

      2. La clasificación y la indización;

      3. Organizar los documentos físicos y electrónicos;

      4. La organización en una estructura y secuencia lógicas de expediente en soporte papel o electrónico, y

      5. La gestión de los metadatos inherentes al documento y al sistema.


    1. Para el proceso de asignación de acceso y seguridad se deben considerar las restricciones en materia de transparencia, protección de datos personales y niveles de seguridad;


    1. Para el almacenamiento se deberán implementar acciones para salvaguardar la información organizada y procesada en medios físicos, sean éstos electrónicos o magnéticos, internos o externos;


    1. Para el resguardo de información en la nube se debe contemplar el cumplimiento del tratamiento de datos personales, información confidencial y reservada, y


    1. Para el uso y trazabilidad se debe contar con una bitácora que registre los eventos del sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos.



Artículo 43. Los correos electrónicos institucionales y sus documentos adjuntos que reflejen el ejercicio de atribuciones y funciones de los sujetos obligados, así como la actividad y desempeño de los servidores públicos se organizarán en expedientes electrónicos de acuerdo con las series documentales correspondientes al cuadro general de clasificación archivística, a efecto de asegurar el debido resguardo y localización expedita de los mismos.



Artículo 44. Los sujetos obligados establecerán en su programa anual los procedimientos para la generación, administración, uso, control y migración de formatos electrónicos, así como planes de preservación y conservación de largo plazo que contemplen la migración, la emulación o cualquier otro método de preservación y conservación de los documentos de archivo electrónicos, apoyándose en las disposiciones emanadas del Consejo Nacional y del Consejo Estatal.



Artículo 45. Los sujetos obligados establecerán en su programa anual la estrategia de preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos y las acciones que garanticen los procesos inherentes a la gestión de los documentos electrónicos.


Los documentos de archivo electrónicos que pertenezcan a series documentales con valor histórico se deberán conservar en sus formatos originales, así como una copia de su representación gráfica o visual, además de todos los metadatos.



Artículo 46. Los sujetos obligados adoptarán las medidas de organización, técnicas y tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo largo de su ciclo vital.



Artículo 47. Los sujetos obligados deberán implementar sistemas automatizados para la gestión documental y administración de archivos que permitan registrar y controlar los procesos señalados en el artículo 12 de esta Ley, los cuales deberán cumplir las especificaciones que para tal efecto emitan el Consejo Nacional y el Consejo Estatal.


Las herramientas informáticas de gestión y control para la organización y conservación de documentos de archivo electrónicos que los sujetos obligados desarrollen o adquieran, deberán cumplir igualmente los lineamientos que para tal efecto se emitan.



Artículo 48. Además de lo dispuesto por el Consejo Nacional para la creación y uso de sistemas automatizados para la gestión documental y administración de archivos, los sujetos obligados deberán como mínimo:


  1. Asegurar la accesibilidad e inteligibilidad de los documentos de archivo electrónico a largo plazo;


  1. Aplicar a los documentos de archivo electrónicos los instrumentos técnicos que corresponden a los soporte papel;


  1. Preservar los datos que describen contenido y estructura de los documentos de archivo electrónico y su administración a través del tiempo, fomentando la generación, uso, reutilización y distribución de formatos abiertos;


  1. Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrónicos, así como su control y administración archivística;


  1. Establecer los procedimientos para registrar la trazabilidad de las acciones de actualización, respaldo o cualquier otro proceso que afecte el contenido de los documentos de archivo electrónico, y


  1. Permitir adecuaciones y actualizaciones a los sistemas a que se refiere este artículo.



Artículo 49. Bajo ningún supuesto los sujetos obligados eliminarán los documentos en soporte papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos, sonoros o visuales, aun cuando hayan sido digitalizados, a menos que esté establecido en el catálogo de disposición documental; los documentos digitalizados serán considerados copias simples, de no existir disposición legal y procedimiento que dé validez a éstos.


Los sujetos obligados no modificarán, destruirán o deteriorarán, en forma parcial o total, bases de datos, archivos o cualquier documento contenido en equipos de cómputo, dispositivos electrónicos, sistemas o redes, soportes lógicos o cualquier otro medio magnético.



Artículo 50. Los sujetos obligados que, por sus atribuciones, utilicen la firma electrónica avanzada para realizar trámites o proporcionar servicios que impliquen la certificación de identidad del solicitante, generarán documentos de archivo electrónicos con validez jurídica de acuerdo con la normativa aplicable y las disposiciones reglamentarias que para el efecto se emitan.



Artículo 51. Los sujetos obligados deberán proteger la validez jurídica de los documentos de archivo electrónicos, los sistemas automatizados para la gestión documental y administración de archivos y la firma electrónica avanzada de la obsolescencia tecnológica, mediante la actualización de la infraestructura tecnológica que incluya aplicativos informáticos, en términos de las disposiciones reglamentarias aplicables.


TÍTULO TERCERO

VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS


CAPÍTULO I

VALORACIÓN



Artículo 52. Los sujetos obligados deben valorar, con independencia del soporte, la documentación que producen y utilizan en el desempeño de sus funciones y atribuciones para lo cual se auxiliarán de un grupo interdisciplinario, que es un equipo de profesionales de la misma institución, integrado por los titulares de las siguientes áreas:


  1. Jurídica;


  1. Planeación o mejora continua;


  1. Coordinación de archivos;


  1. Tecnologías de la información;


  1. Unidad de transparencia;


  1. Órgano interno de control, contraloría o su equivalente, y


  1. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.



El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental.


El grupo interdisciplinario podrá recibir la asesoría de un especialista en la naturaleza y objeto social del sujeto obligado, para lo cual podrá realizar convenios de colaboración con instituciones de educación superior o de investigación.


Asimismo, podrá solicitar la participación de la coordinación administrativa o su equivalente, así como de las personas que, por su experiencia, conocimiento y función dentro del sujeto obligado, se consideren idóneas para promover y garantizar la gestión documental y administración de archivos.



Artículo 53. El responsable del área coordinadora de archivos propiciará la integración y formalización del grupo interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro, seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas.


Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental deberá:


    1. Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental que incluya al menos:


      1. Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación para el levantamiento de información, y


      1. Un calendario de reuniones del grupo interdisciplinario.


    1. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras, bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de información, formato<