La presente Ley es de orden público y observancia general para el Estado de Zacatecas. Tiene por objeto homologar las disposiciones que garanticen la correcta organización, conservación, administración y preservación de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismos de los poderes Ejecutivo del ámbito estatal y municipal, Legislativo, y Judicial, organismos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el Estado o municipios.
Son objetivos de esta Ley:
Son Sujetos Obligados:
La interpretación de esta Ley corresponde, en el orden administrativo, al Titular del Ejecutivo del Estado, a través de la Secretaría General de Gobierno, así como al Director General del Archivo General del Estado de Zacatecas.
Para los efectos de esta Ley y su ámbito de aplicación se entenderá por:
Los Sujetos Obligados se regirán bajo los siguientes principios:
Denominación reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Toda la información contenida en los documentos de archivo producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los Sujetos Obligados será pública y accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que establece la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos personales.
Los Sujetos Obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones de acuerdo con lo establecido en las disposiciones jurídicas correspondientes.
Los documentos producidos en los términos del artículo anterior, son considerados documentos públicos de conformidad con las disposiciones aplicables.
Los documentos públicos de los Sujetos Obligados tendrán un doble carácter: son bienes nacionales con la categoría de bienes muebles, de acuerdo con la Ley General de Bienes Nacionales, y son Monumentos históricos con la categoría de bien patrimonial documental en los términos de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos y de las demás disposiciones locales aplicables.
Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos; de la operación y funcionamiento de su sistema institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por la presente Ley, por las disposiciones reglamentarias en la materia, las determinaciones que emita el Consejo Nacional y el Consejo Estatal. Deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la información a su cargo.
Los Sujetos Obligados deberán:
Los Sujetos Obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación, en los términos que establezcan, en su caso, el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.
Los Sujetos Obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones específicas, manteniéndolos actualizados y disponibles, y contarán al menos con las siguientes herramientas:
Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los Sujetos Obligados deberán contar y poner a disposición del público la Guía de archivo documental y el Índice de expedientes clasificados como reservados a que hace referencia la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado y demás disposiciones aplicables en el ámbito estatal.
La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y el buen funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada Sujeto obligado.
Los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de las disposiciones jurídicas aplicables, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el Catálogo de disposición documental.
En el ámbito estatal y municipal, en caso de que algún sujeto obligado, área o unidad de éste, se fusione, extinga o cambie de adscripción, el responsable de los referidos procesos de transformación dispondrá lo necesario para asegurar que todos los documentos de archivo y los instrumentos de control y consulta archivísticos sean trasladados a los archivos que correspondan, de conformidad con esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables. En ningún caso, la entidad receptora podrá modificar los instrumentos de control y consulta archivísticos.
Tratándose de la liquidación o extinción de una entidad de los Sujetos Obligados será obligación del liquidador remitir copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo General del Sujeto obligado.
El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los Sujetos Obligados formarán parte del Sistema Institucional de Archivos; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables.
El Sistema Institucional de Archivos incluirá, mínimamente, los siguientes procesos relativos a la administración de documentos de archivos:
El Sistema Institucional de Archivos de los Sujetos Obligados operará a través de las siguientes áreas e instancias:
Los Sujetos Obligados podrán coordinarse para establecer archivos de concentración o históricos comunes, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Los documentos de archivo deberán conservarse apegándose a los periodos de reserva y plazos de conservación que se establezcan en el catálogo de disposición documental. La documentación que se desprenda de los trabajos o funciones de los Sujetos Obligados es propiedad de la Institución que los genera no de la persona física.
Los Sujetos Obligados deberán instrumentar sistemas automatizados para la gestión documental que permitan registrar y controlar los procesos señalados en el artículo 22 así como la elaboración, captura, organización y conservación de los documentos de archivo histórico.
Los Sujetos Obligados que cuenten con un sistema institucional, deberán elaborar un Programa anual y publicarlo en su portal electrónico los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente. El Programa anual deberá privilegiar la implementación y funcionamiento del sistema institucional.
El Programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener programas de capacitación en administración de archivos y gestión documental que incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos.
Los Sujetos Obligados deberán elaborar un informe anual detallando el cumplimiento del Programa anual y publicarlo en su portal electrónico, a más tardar el último día del mes de enero del siguiente año de la ejecución de dicho Programa.
El área coordinadora de archivos promoverá que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado.
La persona responsable del Área Coordinadora de Archivo General deberá cubrir un perfil afín a las áreas relacionadas con la administración de documentos y contar con experiencia en esta materia. El responsable del Área Coordinadora de Archivo tendrá las siguientes funciones:
Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite.
En cada área o unidad administrativa de los Sujetos Obligados existirá un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio y cumplimiento de las unidades administrativas.
Los Sujetos Obligados contarán con un archivo de concentración, adscrito al área coordinadora de archivos, en donde se conservará aquella documentación de uso esporádico que debe mantenerse por razones administrativas, legales y fiscales contables.
Los Sujetos Obligados, como entes públicos del ámbito estatal y municipal, deberán implementar el criterio de reciclaje y ecología documental a fin de reciclar los documentos que se determine sean dados de baja documental. Por su parte se deberán implementar políticas a fin de lograr una economía sustentable de papel.
La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y adecuado funcionamiento del sistema institucional recaerá en la máxima autoridad de cada sujeto obligado.
Los Sujetos Obligados deberán transferir a sus respectivos archivos históricos los documentos que den cuenta de la evolución histórica del Estado o cuyo valor testimonial, evidencia y carácter informativo los reviste de interés público.
El archivo histórico estará adscrito al área coordinadora de archivos de los Sujetos Obligados y será el área encargada de conservar y preservar la memoria documental de la institución que la crea. Además estará encargada de difundir el patrimonio documental de los Sujetos Obligados y promover la investigación e importancia de este acervo documental.
Los Sujetos Obligados que no cuenten con archivo histórico deberán promover su creación o establecimiento, mientras tanto, deberán transferir sus documentos con valor histórico al Archivo General del Estado de Zacatecas.
Cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida su consulta directa, el Archivo General, así como los Sujetos Obligados, proporcionarán la información, cuando las condiciones lo permitan, mediante un sistema de reproducción que no afecte la integridad del documento.
Los Sujetos Obligados podrán coordinarse para establecer archivos históricos comunes con la denominación de regionales, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de acceso público. Una vez que haya concluido la vigencia documental y autorizada la transferencia secundaria a un archivo histórico, éstos no podrán ser clasificados como reservados o confidenciales, de conformidad con lo establecido en el Capítulo I del Título Tercero de esta Ley. Asimismo, deberá considerarse que de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, no podrá clasificarse como reservada aquella información que esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesa humanidad.
El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que los mismos no excedan el tiempo que la normatividad específica que rija las funciones y atribuciones del sujeto obligado disponga o, en su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su información. En ningún caso el plazo podrá exceder de 25 años.
El Instituto Zacatecano de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, de acuerdo con la legislación en la materia, determinará el procedimiento para permitir el acceso a la información de un documento con valores históricos, que no haya sido transferido a un archivo histórico y que contenga datos personales sensibles, de manera excepcional en los siguientes casos:
El procedimiento de consulta a los archivos históricos facilitará el acceso al documento original o reproducción integra y fiel en otro medio, siempre que no se le afecte al mismo. Dicho acceso se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los propios archivos.
Los responsables de los archivos históricos de los Sujetos Obligados, adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor histórico que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:
Además de los procesos de gestión previstos en el artículo 13 de esta Ley, se deberá contemplar para la gestión documental electrónica la incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad.
Es obligación de los Sujetos Obligados garantizar que los documentos de archivo electrónico posean y conserven las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
Los Sujetos Obligados deberán implementar un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos que permitan registrar y controlar, los procesos señalados en el artículo 13 de esta Ley, los cuales deberán cumplir las especificaciones que para tal efecto se emitan.
Los Sujetos Obligados establecerán en su programa anual los procedimientos para la generación, uso, control y migración de formatos electrónicos, así como planes de preservación y conservación a largo plazo que contemplen la migración, la emulación o cualquier otro método de preservación y conservación de los documentos de archivo electrónicos, apoyándose en las disposiciones emanadas del Consejo Nacional y del Consejo Estatal, respectivamente.
Los Sujetos Obligados establecerán en el programa anual la estrategia de preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónico y las acciones que garanticen los procesos de gestión documental electrónica.
Los Sujetos Obligados adoptarán las medidas de organización, técnicas y tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en el sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo largo de su ciclo vital.
El Consejo Estatal podrá proponer, en el ámbito de sus atribuciones, las disposiciones para la creación y uso de sistemas automatizados para la gestión documental y administración de archivos, así como de los repositorios electrónicos, los cuales deberán, como mínimo:
Los Sujetos Obligados conservarán los documentos de archivo aun cuando hayan sido digitalizados, en los casos previstos en las disposiciones jurídicas aplicables, la digitalización no suple el valor del documento original.
Los Sujetos Obligados que, por sus atribuciones, utilicen la firma electrónica avanzada para realizar trámites o proporcionar servicios que impliquen la certificación de identidad del solicitante, generarán documentos de archivo electrónico con validez jurídica de acuerdo con la normativa aplicable y las disposiciones que para el efecto se emitan.
Los Sujetos Obligados deberán proteger la validez jurídica de los documentos de archivo electrónico, los sistemas automatizados para la gestión documental y administración de archivos y la firma electrónica avanzada de la obsolescencia tecnológica mediante la actualización, de la infraestructura tecnológica y de sistemas de información que incluyan programas de administración de documentos y archivos, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables.
Los Sujetos Obligados deberán promover la capacitación en las competencias laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las áreas de archivo.
Los Sujetos Obligados podrán celebrar acuerdos interinstitucionales y convenios con instituciones educativas, centros de investigación y organismos públicos o privados, para recibir servicios de capacitación en materia de archivos.
Las autoridades estatales, paraestatales, de los organismos autónomos y municipales, en el ámbito de sus atribuciones y en su organización interna, deberán:
Los usuarios de los archivos deberán respetar las disposiciones aplicables para la consulta y conservación de los documentos.
En cada sujeto obligado deberá existir un grupo interdisciplinario, que es un equipo de profesionales de la misma institución, integrado por los titulares de las siguientes áreas:
El responsable del área coordinadora de archivos propiciará la integración y formalización del grupo interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas.
Son actividades del Grupo Interdisciplinario, las siguientes:
Las áreas productoras de la documentación, con independencia de participar en las reuniones del Grupo Interdisciplinario, les corresponde:
El Grupo Interdisciplinario para su funcionamiento emitirá sus reglas de operación. El sujeto obligado deberá asegurar que los plazos de conservación establecidos en el Catálogo de disposición documental hayan prescrito y que la documentación no se encuentre clasificada como reservada o confidencial al promover una baja documental o transferencia secundaria.
Los Sujetos Obligados identificarán los documentos de archivo producidos en el desarrollo de sus funciones y atribuciones, mismas que se vincularán con las series documentales, cada una de éstas contará con una ficha técnica de valoración que en su conjunto, conformarán el instrumento de control archivístico llamado catálogo de disposición documental.
El Consejo Estatal, en el ámbito de su competencia, establecerá lineamientos para analizar, valorar y decidir la disposición documental de las series documentales producidas por los Sujetos Obligados.
Los Sujetos Obligados deberán publicar en su portal electrónico con vínculo al portal de transparencia, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, los cuales se conservarán en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.
Los Sujetos Obligados que cuenten con un archivo histórico deberán transferir los documentos con valor histórico a su archivo, debiendo informar al Archivo General del Estado, en un plazo de cuarenta y cinco días naturales posteriores a la transferencia secundaria.
Los Sujetos Obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que garanticen la conservación de la información, independientemente del soporte documental en que se encuentre, observando al menos lo siguiente:
Los Sujetos Obligados que hagan uso de servicios de resguardo de archivos proveídos por terceros deberán asegurar que se cumpla con lo dispuesto en esta Ley, mediante un convenio o instrumento que dé origen a dicha prestación del servicio y en el que se identificará a los responsables de la administración de los archivos.
Los Sujetos Obligados podrán gestionar los documentos de archivo electrónicos en un servicio de nube. El servicio de nube deberá permitir:
Los Sujetos Obligados desarrollarán medidas de interoperabilidad que permitan la gestión documental integral, considerando el documento electrónico, el expediente, la digitalización, el copiado auténtico y conversión, la política de firma electrónica, la intermediación de datos, el modelo de datos y la conexión a la red de comunicaciones de los Sujetos Obligados.
Denominación reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
El Sistema Estatal es un conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y conservación homogénea de los archivos de los Sujetos Obligados.
Artículo derogado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo derogado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Denominación reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Se crea el Consejo Estatal de Archivos como órgano coordinador del Sistema Estatal, encargado de difundir y vigilar la implementación de las determinaciones que establezca el Consejo Nacional. Además, buscará la implementación de políticas públicas a fin de crear una cultura archivista así como la adecuada organización y protección de los acervos documentales de la entidad.
Son atribuciones del Consejo Estatal de Archivos:
El Presidente tendrá las siguientes atribuciones:
El Consejo Estatal de Archivos se integrará por:
El Consejo Estatal sesionará en la sede del Archivo General del Estado de Zacatecas de manera ordinaria y extraordinaria. Las sesiones ordinarias se celebrarán, mínimo cuatro veces al año, y serán convocadas por su presidente a través del Secretario Técnico.
La coordinación y colaboración con los Sistemas Naciones de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales y el Sistema Nacional Anticorrupción, se dará en términos de lo señalado en el Libro Primero, Título IV, en su Capítulo IV de la Ley General de Archivos.
Se crea el Archivo General del Estado de Zacatecas como un órgano desconcentrado de la Secretaría General de Gobierno del Estado, encargado del cumplimiento de las atribuciones del Consejo Estatal; promover la organización y administración homogénea de los archivos de los Sujetos Obligados; así como de dirigir las políticas y criterios archivísticos para la administración de la documentación que genere la administración pública estatal, para lograr la salvaguarda del patrimonio documental de la Entidad.
El Archivo General tendrá su domicilio en la ciudad de Zacatecas, sin perjuicio de establecer otras sedes para el mejor desempeño de sus funciones.
El Archivo General del Estado de Zacatecas contará con un Consejo Técnico Especializado integrado por académicos y especialistas en disciplinas vinculadas al desarrollo archivístico. El Consejo Técnico Especializado brindará asesoría sobre el manejo, organización y protección de la documentación generada por el Poder Ejecutivo de Estado, así como de todos aquéllos temas afines a las atribuciones del Archivo General.
El Archivo General del Estado de Zacatecas tendrá las siguientes atribuciones:
El Patrimonio documental del Estado de Zacatecas es propiedad del Estado y de la nación y se integra por todos los documentos contenidos en los archivos de la entidad y que por sus características son importantes para la memoria de la entidad.
Todos los documentos de los Archivos Históricos del Estado de Zacatecas forman parte del Patrimonio Documental de la entidad.
Es obligación de los Sujetos Obligados garantizar la seguridad, protección y conservación del patrimonio documental del Estado de Zacatecas. Para ello, los Sujetos Obligados deberán:
Es obligación de los Sujetos Obligados:
Artículo derogado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo derogado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, así como de aquellas que establezca la legislación federal, son causa de responsabilidad administrativa de los Sujetos Obligados por incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley las siguientes:
Los Sujetos Obligados que contravengan esta Ley, Reglamento y Disposiciones en la materia se harán acreedores a las medidas de apremio y sanciones establecidas en la normatividad federal y estatal en la materia.
Es responsabilidad de los Sujetos Obligados, mediante sus titulares de las áreas operativas, garantizar que los usuarios de los archivos públicos y privados consulten adecuadamente los acervos de los archivos.
Los dueños de los archivos privados que contravengan esta Ley también se harán acreedores a las sanciones que establece esta Ley así como la normatividad federal y estatal en esta materia.
Primero. La presente Ley entrará en vigor el día 15 de junio del año 2019, previa publicación en el Periódico Oficial, Órgano de Gobierno del Estado.
"DECRETO NO. 481.- SE REFORMAN, ADICIONAN Y DEROGAN DIVERSAS DISPOSICIONES DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE ZACATECAS".
HOMENAJE LUCTUOSO EN MEMORIA DEL
