CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS OPERATIVAS
Artículo 32
Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite.
Los responsables de las áreas de correspondencia deben contar con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad, y los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de dichos responsables para el buen funcionamiento de los archivos.
Artículo 33
En cada área o unidad administrativa de los Sujetos Obligados existirá un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio y cumplimiento de las unidades administrativas.
Los responsables de los archivos de trámite deberán contar, con los conocimientos, competencias, experiencia y habilidades en archivística acordes con su responsabilidad; de no ser así, los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para cumplir con las siguientes funciones:
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba así como resguardarlos hasta su transferencia primaria o baja documental;
Fracción reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales;
III. Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter;
IV. Colaborar con el área coordinadora en la elaboración de los instrumentos de control archivístico;
V. Elaborar un inventario de la documentación que se genere;
VI. Trabajar con base a la normatividad y criterios específicos y recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos; y
Fracción reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
VII. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.
VIII. Las que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 34
Los Sujetos Obligados contarán con un archivo de concentración, adscrito al área coordinadora de archivos, en donde se conservará aquella documentación de uso esporádico que debe mantenerse por razones administrativas, legales y fiscales contables.
Los responsables de archivo de concentración deberán contar con conocimientos, habilidades, competencias y experiencia en archivística acordes a su responsabilidad; los titulares de los Sujetos Obligados tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para dar cumplimiento a las siguientes funciones:
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
I. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental;
II. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes;
III. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda;
IV. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;
V. Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a los archivos históricos de los Sujetos Obligados, según corresponda;
VI. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;
VII. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;
VIII. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental así como de transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración;
Fracción reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
IX. Valorar en coordinación con el archivo histórico los documentos y expedientes de las áreas resguardadas conforme al catálogo de disposición documental; y
X. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, las leyes locales y en sus disposiciones reglamentarias;
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
XI. Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de valoración documental y disposición documental;
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
XII. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean valores evidenciales, testimoniales e informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General, según corresponda, y
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
XIII. Las demás que establezca esta Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 35
Los Sujetos Obligados, como entes públicos del ámbito estatal y municipal, deberán implementar el criterio de reciclaje y ecología documental a fin de reciclar los documentos que se determine sean dados de baja documental. Por su parte se deberán implementar políticas a fin de lograr una economía sustentable de papel.
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
La donación a la que se refiere el párrafo anterior se hará a la Comisión Nacional de Libros de Texto, donde se ocupará dicho reciclaje a fin de promover temas educativos y de interés social.
Párrafo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 36
La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y adecuado funcionamiento del sistema institucional recaerá en la máxima autoridad de cada sujeto obligado.
Artículo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
HOMENAJE LUCTUOSO EN MEMORIA DEL
