CAPÍTULO II
DE LAS OBLIGACIONES
Artículo 11
Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos; de la operación y funcionamiento de su sistema institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por la presente Ley, por las disposiciones reglamentarias en la materia, las determinaciones que emita el Consejo Nacional y el Consejo Estatal. Deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la información a su cargo.
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
El servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión deberá garantizar la entrega de los archivos a quien los sustituya, debiendo estar organizados y descritos de conformidad con los instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen la función que les dio origen en los términos de esta Ley.
Artículo 12
Los Sujetos Obligados deberán:
I. Administrar, organizar, y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, los estándares y principios en materia archivística, en los términos de la presente Ley y demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables;
II. Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión documental;
III. Conformar y poner en funcionamiento un grupo interdisciplinario en los términos de esta Ley así como de las disposiciones reglamentarias, que coadyuve en la valoración documental;
IV. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original;
V. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos;
VI. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión documental y la administración de archivos;
VII. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de archivo;
VIII. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;
IX. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de conformidad con esta Ley y las demás disposiciones jurídicas aplicables, y
X. Integrar los documentos en expedientes;
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
XI. Inscribir en el Registro Estatal la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo, y
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
XII. Las demás disposiciones establecidas en la presente Ley y otras disposiciones jurídicas aplicables.
Los fideicomisos y fondos públicos que no cuenten con estructura orgánica, así como cualquier persona física que reciba y ejerza recursos públicos, o realice actos de autoridad en el Estado o municipios, estarán obligados a cumplir con las disposiciones de las fracciones I, IV, V, VII, y VIII del presente artículo.
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Los Sujetos Obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a violaciones graves de derechos humanos, así como respetar y garantizar el derecho de acceso a los mismos, de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la información pública y protección de datos personales, siempre que no hayan sido declarados como históricos, en cuyo caso, su consulta será irrestricta.
Párrafo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 13
Los Sujetos Obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación, en los términos que establezcan, en su caso, el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.
Los órganos internos de control y sus homólogos en el Estado de Zacatecas, vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 14
Los Sujetos Obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones específicas, manteniéndolos actualizados y disponibles, y contarán al menos con las siguientes herramientas:
I. Cuadro general de clasificación archivística;
II. …
Fracción derogada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
III. Catálogo de disposición documental, y
IV. Inventarios documentales.
La estructura del Cuadro general de clasificación archivística atenderá los niveles de fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales, serán identificados mediante una clave alfanumérica.
Artículo 15
Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los Sujetos Obligados deberán contar y poner a disposición del público la Guía de archivo documental y el Índice de expedientes clasificados como reservados a que hace referencia la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado y demás disposiciones aplicables en el ámbito estatal.
Artículo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 16
La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y el buen funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada Sujeto obligado.
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