TÍTULO SEGUNDO
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Denominación reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
CAPÍTULO I
DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Artículo 7
Toda la información contenida en los documentos de archivo producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los Sujetos Obligados será pública y accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que establece la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos personales.
El Estado de Zacatecas, a través de los Sujetos Obligados, deberá garantizar la organización, conservación y preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho a la verdad y el acceso a la información contenida en los archivos, así como fomentar el conocimiento del patrimonio documental de la entidad.
Artículo 8
Los Sujetos Obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones de acuerdo con lo establecido en las disposiciones jurídicas correspondientes.
Artículo 9
Los documentos producidos en los términos del artículo anterior, son considerados documentos públicos de conformidad con las disposiciones aplicables.
Artículo 10
Los documentos públicos de los Sujetos Obligados tendrán un doble carácter: son bienes nacionales con la categoría de bienes muebles, de acuerdo con la Ley General de Bienes Nacionales, y son Monumentos históricos con la categoría de bien patrimonial documental en los términos de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos y de las demás disposiciones locales aplicables.
CAPÍTULO II
DE LAS OBLIGACIONES
Artículo 11
Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos; de la operación y funcionamiento de su sistema institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por la presente Ley, por las disposiciones reglamentarias en la materia, las determinaciones que emita el Consejo Nacional y el Consejo Estatal. Deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la información a su cargo.
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
El servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión deberá garantizar la entrega de los archivos a quien los sustituya, debiendo estar organizados y descritos de conformidad con los instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen la función que les dio origen en los términos de esta Ley.
Artículo 12
Los Sujetos Obligados deberán:
I. Administrar, organizar, y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de acuerdo con sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, los estándares y principios en materia archivística, en los términos de la presente Ley y demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables;
II. Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión documental;
III. Conformar y poner en funcionamiento un grupo interdisciplinario en los términos de esta Ley así como de las disposiciones reglamentarias, que coadyuve en la valoración documental;
IV. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original;
V. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos;
VI. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión documental y la administración de archivos;
VII. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de archivo;
VIII. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;
IX. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de conformidad con esta Ley y las demás disposiciones jurídicas aplicables, y
X. Integrar los documentos en expedientes;
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
XI. Inscribir en el Registro Estatal la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo, y
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
XII. Las demás disposiciones establecidas en la presente Ley y otras disposiciones jurídicas aplicables.
Los fideicomisos y fondos públicos que no cuenten con estructura orgánica, así como cualquier persona física que reciba y ejerza recursos públicos, o realice actos de autoridad en el Estado o municipios, estarán obligados a cumplir con las disposiciones de las fracciones I, IV, V, VII, y VIII del presente artículo.
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Los Sujetos Obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a violaciones graves de derechos humanos, así como respetar y garantizar el derecho de acceso a los mismos, de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la información pública y protección de datos personales, siempre que no hayan sido declarados como históricos, en cuyo caso, su consulta será irrestricta.
Párrafo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 13
Los Sujetos Obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación, en los términos que establezcan, en su caso, el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.
Los órganos internos de control y sus homólogos en el Estado de Zacatecas, vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 14
Los Sujetos Obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones específicas, manteniéndolos actualizados y disponibles, y contarán al menos con las siguientes herramientas:
I. Cuadro general de clasificación archivística;
II. …
Fracción derogada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
III. Catálogo de disposición documental, y
IV. Inventarios documentales.
La estructura del Cuadro general de clasificación archivística atenderá los niveles de fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, los cuales, serán identificados mediante una clave alfanumérica.
Artículo 15
Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los Sujetos Obligados deberán contar y poner a disposición del público la Guía de archivo documental y el Índice de expedientes clasificados como reservados a que hace referencia la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado y demás disposiciones aplicables en el ámbito estatal.
Artículo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 16
La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y el buen funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada Sujeto obligado.
CAPÍTULO III
DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 17
Los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de las disposiciones jurídicas aplicables, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el Catálogo de disposición documental.
Artículo 18
En el ámbito estatal y municipal, en caso de que algún sujeto obligado, área o unidad de éste, se fusione, extinga o cambie de adscripción, el responsable de los referidos procesos de transformación dispondrá lo necesario para asegurar que todos los documentos de archivo y los instrumentos de control y consulta archivísticos sean trasladados a los archivos que correspondan, de conformidad con esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables. En ningún caso, la entidad receptora podrá modificar los instrumentos de control y consulta archivísticos.
Artículo 19
Tratándose de la liquidación o extinción de una entidad de los Sujetos Obligados será obligación del liquidador remitir copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo General del Sujeto obligado.
Artículo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
CAPÍTULO IV
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Artículo 20
El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Artículo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 21
Todos los documentos de archivo en posesión de los Sujetos Obligados formarán parte del Sistema Institucional de Archivos; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 22
El Sistema Institucional de Archivos incluirá, mínimamente, los siguientes procesos relativos a la administración de documentos de archivos:
I. Registro de entrada y salida de correspondencia;
II. Identificación de documentos de archivo;
III. Uso y seguimiento;
IV. Clasificación archivística por funciones;
V. Integración y ordenación de expedientes;
VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente;
VII. Sistematización y automatización;
VIII. Transferencia de Archivos;
IX. Conservación de Archivos;
X. Prevaloración de Archivos;
XI. Criterios de clasificación de archivos, y
XII. Auditoría de Archivos.
Artículo 23
El Sistema Institucional de Archivos de los Sujetos Obligados operará a través de las siguientes áreas e instancias:
I. Área coordinadora de archivos, y
II. Áreas operativas, que son las siguientes:
a) De correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado.
Los responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso b), serán nombrados por el titular de cada área o unidad; los responsables del archivo de concentración y del archivo histórico serán nombrados por el titular del sujeto obligado de que se trate.
Párrafo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Los encargados y responsables de cada área deberán contar con licenciatura en áreas afines o tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acreditada en archivística.
Párrafo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 24
Los Sujetos Obligados podrán coordinarse para establecer archivos de concentración o históricos comunes, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior, deberá identificar a los responsables de la administración de los archivos.
Los Sujetos Obligados que cuenten con oficinas regionales podrán habilitar unidades de resguardo del archivo de concentración regional.
Párrafo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 25
Los documentos de archivo deberán conservarse apegándose a los periodos de reserva y plazos de conservación que se establezcan en el catálogo de disposición documental. La documentación que se desprenda de los trabajos o funciones de los Sujetos Obligados es propiedad de la Institución que los genera no de la persona física.
Artículo 26
Los Sujetos Obligados deberán instrumentar sistemas automatizados para la gestión documental que permitan registrar y controlar los procesos señalados en el artículo 22 así como la elaboración, captura, organización y conservación de los documentos de archivo histórico.
CAPÍTULO V
DE LA PLANEACIÓN EN MATERIA DE ARCHIVÍSTICA
Artículo 27
Los Sujetos Obligados que cuenten con un sistema institucional, deberán elaborar un Programa anual y publicarlo en su portal electrónico los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente. El Programa anual deberá privilegiar la implementación y funcionamiento del sistema institucional.
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
El programa anual contendrá los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos y deberá incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información.
Párrafo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 28
El Programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma deberá contener programas de capacitación en administración de archivos y gestión documental que incluyan mecanismos para su consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos.
Artículo 29
Los Sujetos Obligados deberán elaborar un informe anual detallando el cumplimiento del Programa anual y publicarlo en su portal electrónico, a más tardar el último día del mes de enero del siguiente año de la ejecución de dicho Programa.
CAPÍTULO VI
DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
Artículo 30
El área coordinadora de archivos promoverá que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado.
La persona designada como titular del área coordinadora de Archivos deberá tener, al menos, nivel de director general o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto obligado. La persona designada deberá dedicarse específicamente a las funciones establecidas en esta Ley. El personal adscrito a los archivos de trámite, concentración e histórico, deberá desempeñar sus funciones profesionalmente con probidad y responsabilidad.
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 31
La persona responsable del Área Coordinadora de Archivo General deberá cubrir un perfil afín a las áreas relacionadas con la administración de documentos y contar con experiencia en esta materia. El responsable del Área Coordinadora de Archivo tendrá las siguientes funciones:
I. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de concentración y en su caso histórico, los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley así como en las disposiciones en la materia;
II. Elaborar, en coordinación con los titulares de los archivos de concentración e histórico y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste designe, el programa anual;
Fracción reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
III. Elaborar los criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación de archivos así como de los expedientes que contengan información y documentos clasificada como reservada o confidencial a fin de asegurar su integridad y conservación cuando la especialidad del sujeto obligado así lo requiera;
Fracción reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
IV. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las áreas operativas con base en la normatividad vigente así como de las disposiciones establecidas;
Fracción reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas;
VI. Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración de archivos;
VII. Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso y la conservación de los archivos;
VIII. Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico de acuerdo con la normatividad;
IX. Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto obligado sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción o cualquier modificación de conformidad con las disposiciones legales aplicables;
X. Fomentar políticas de difusión sobre cultura archivísticas así como de los acervos con valor histórico; y
XI. Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos, y
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
XII. Las demás que establezca esta Ley y la legislación en la materia.
CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS OPERATIVAS
Artículo 32
Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite.
Los responsables de las áreas de correspondencia deben contar con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad, y los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de dichos responsables para el buen funcionamiento de los archivos.
Artículo 33
En cada área o unidad administrativa de los Sujetos Obligados existirá un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio y cumplimiento de las unidades administrativas.
Los responsables de los archivos de trámite deberán contar, con los conocimientos, competencias, experiencia y habilidades en archivística acordes con su responsabilidad; de no ser así, los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para cumplir con las siguientes funciones:
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba así como resguardarlos hasta su transferencia primaria o baja documental;
Fracción reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales;
III. Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter;
IV. Colaborar con el área coordinadora en la elaboración de los instrumentos de control archivístico;
V. Elaborar un inventario de la documentación que se genere;
VI. Trabajar con base a la normatividad y criterios específicos y recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos; y
Fracción reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
VII. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.
VIII. Las que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 34
Los Sujetos Obligados contarán con un archivo de concentración, adscrito al área coordinadora de archivos, en donde se conservará aquella documentación de uso esporádico que debe mantenerse por razones administrativas, legales y fiscales contables.
Los responsables de archivo de concentración deberán contar con conocimientos, habilidades, competencias y experiencia en archivística acordes a su responsabilidad; los titulares de los Sujetos Obligados tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para dar cumplimiento a las siguientes funciones:
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
I. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental;
II. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes;
III. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda;
IV. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;
V. Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a los archivos históricos de los Sujetos Obligados, según corresponda;
VI. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;
VII. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;
VIII. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental así como de transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración;
Fracción reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
IX. Valorar en coordinación con el archivo histórico los documentos y expedientes de las áreas resguardadas conforme al catálogo de disposición documental; y
X. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, las leyes locales y en sus disposiciones reglamentarias;
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
XI. Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de valoración documental y disposición documental;
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
XII. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean valores evidenciales, testimoniales e informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General, según corresponda, y
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
XIII. Las demás que establezca esta Ley y las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo 35
Los Sujetos Obligados, como entes públicos del ámbito estatal y municipal, deberán implementar el criterio de reciclaje y ecología documental a fin de reciclar los documentos que se determine sean dados de baja documental. Por su parte se deberán implementar políticas a fin de lograr una economía sustentable de papel.
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
La donación a la que se refiere el párrafo anterior se hará a la Comisión Nacional de Libros de Texto, donde se ocupará dicho reciclaje a fin de promover temas educativos y de interés social.
Párrafo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 36
La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y adecuado funcionamiento del sistema institucional recaerá en la máxima autoridad de cada sujeto obligado.
Artículo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
CAPÍTULO VIII
DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Y SUS DOCUMENTOS
Artículo 37
Los Sujetos Obligados deberán transferir a sus respectivos archivos históricos los documentos que den cuenta de la evolución histórica del Estado o cuyo valor testimonial, evidencia y carácter informativo los reviste de interés público.
Artículo 38
El archivo histórico estará adscrito al área coordinadora de archivos de los Sujetos Obligados y será el área encargada de conservar y preservar la memoria documental de la institución que la crea. Además estará encargada de difundir el patrimonio documental de los Sujetos Obligados y promover la investigación e importancia de este acervo documental.
El responsable del archivo histórico deberá contar, preferentemente, con la licenciatura en historia o en una área humanista, o poseer los conocimientos, experiencia y habilidades en archivística; de no ser así, los titulares del sujeto obligado tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de los archivos y tendrá las siguientes funciones:
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
I. Recibir las transferencias secundarias y validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico;
II. Recibir, organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico;
III. Brindar servicios de préstamo y consulta al público de los acervos que se resguarda, así como difundir el patrimonio documental del Estado;
Fracción reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
IV. Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los documentos históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan las tecnológicas de información para mantenerlos a disposición de los usuarios;
Fracción reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
V. Adoptar medidas para fomentar la preservación digital;
VI. Elaborar e implementar programas de difusión de los acervos documentales del Archivo Histórico; y
VII. Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda;
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
VIII. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, así como en la demás normativa aplicable, y
Fracción adicionada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
IX. Las demás que establezca esta Ley y su Reglamento.
Artículo 39
Los Sujetos Obligados que no cuenten con archivo histórico deberán promover su creación o establecimiento, mientras tanto, deberán transferir sus documentos con valor histórico al Archivo General del Estado de Zacatecas.
Artículo 40
Cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida su consulta directa, el Archivo General, así como los Sujetos Obligados, proporcionarán la información, cuando las condiciones lo permitan, mediante un sistema de reproducción que no afecte la integridad del documento.
Artículo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 41
Los Sujetos Obligados podrán coordinarse para establecer archivos históricos comunes con la denominación de regionales, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
El convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo anterior, deberá identificar con claridad a los responsables de la administración de los archivos.
Artículo 41 Bis
Los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de acceso público. Una vez que haya concluido la vigencia documental y autorizada la transferencia secundaria a un archivo histórico, éstos no podrán ser clasificados como reservados o confidenciales, de conformidad con lo establecido en el Capítulo I del Título Tercero de esta Ley. Asimismo, deberá considerarse que de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, no podrá clasificarse como reservada aquella información que esté relacionada con violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesa humanidad.
Los documentos que contengan datos personales sensibles, de acuerdo con la normatividad en la materia, respecto de los cuales se haya determinado su conservación permanente por tener valor histórico, conservarán tal carácter, en el archivo de concentración, por un plazo de 70 años, a partir de la fecha de creación del documento, y serán de acceso restringido durante dicho plazo.
Artículo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 41 Ter
El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que los mismos no excedan el tiempo que la normatividad específica que rija las funciones y atribuciones del sujeto obligado disponga o, en su caso, del uso, consulta y utilidad que tenga su información. En ningún caso el plazo podrá exceder de 25 años.
Artículo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 41 Quáter
El Instituto Zacatecano de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, de acuerdo con la legislación en la materia, determinará el procedimiento para permitir el acceso a la información de un documento con valores históricos, que no haya sido transferido a un archivo histórico y que contenga datos personales sensibles, de manera excepcional en los siguientes casos:
I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el país, siempre que el mismo no se pueda realizar sin acceso a la información confidencial y el investigador o la persona que realice el estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información obtenida del archivo con datos personales sensibles;
II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que pueda resultar de dicho acceso;
III. El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al titular de la información confidencial, y
IV. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información o un biógrafo autorizado por él mismo.
Los particulares podrán impugnar las determinaciones o resoluciones de los organismos garantes a que se refiere el presente artículo, ante el Poder Judicial de la Federación.
Artículo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 42
El procedimiento de consulta a los archivos históricos facilitará el acceso al documento original o reproducción integra y fiel en otro medio, siempre que no se le afecte al mismo. Dicho acceso se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los propios archivos.
Artículo 43
Los responsables de los archivos históricos de los Sujetos Obligados, adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor histórico que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:
I. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y difusión de los documentos históricos;
II. Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios digitales con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e informativos;
III. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos;
IV. Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el patrimonio documental;
V. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a los estudiantes de diferentes grados educativos, y
VI. Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de publicación de interés para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.
CAPÍTULO IX
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS Y LOS SISTEMAS AUTOMATIZADOS
Artículo 44
Además de los procesos de gestión previstos en el artículo 13 de esta Ley, se deberá contemplar para la gestión documental electrónica la incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad.
Artículo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 45
Es obligación de los Sujetos Obligados garantizar que los documentos de archivo electrónico posean y conserven las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
Artículo 46
Los Sujetos Obligados deberán implementar un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos que permitan registrar y controlar, los procesos señalados en el artículo 13 de esta Ley, los cuales deberán cumplir las especificaciones que para tal efecto se emitan.
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Las herramientas informáticas de gestión y control para la organización y conservación de documentos de archivo electrónicos que los Sujetos Obligados desarrollen o adquieran, deberán cumplir los lineamientos que para el efecto se emitan.
Párrafo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 47
Los Sujetos Obligados establecerán en su programa anual los procedimientos para la generación, uso, control y migración de formatos electrónicos, así como planes de preservación y conservación a largo plazo que contemplen la migración, la emulación o cualquier otro método de preservación y conservación de los documentos de archivo electrónicos, apoyándose en las disposiciones emanadas del Consejo Nacional y del Consejo Estatal, respectivamente.
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Los documentos de archivo electrónicos que pertenezcan a series documentales con valor histórico se deberán conservar en sus formatos originales, así como una copia de su representación gráfica o visual, además de todos los metadatos descriptivos.
Artículo 47 Bis
Los Sujetos Obligados establecerán en el programa anual la estrategia de preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónico y las acciones que garanticen los procesos de gestión documental electrónica.
Artículo adicionado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 48
Los Sujetos Obligados adoptarán las medidas de organización, técnicas y tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo electrónicos producidos y recibidos que se encuentren en el sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo largo de su ciclo vital.
Artículo 49
El Consejo Estatal podrá proponer, en el ámbito de sus atribuciones, las disposiciones para la creación y uso de sistemas automatizados para la gestión documental y administración de archivos, así como de los repositorios electrónicos, los cuales deberán, como mínimo:
Párrafo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
I. Asegurar la accesibilidad e inteligibilidad de los documentos de archivo electrónico en el largo plazo;
II. Aplicar a los documentos de archivo electrónico los instrumentos técnicos que correspondan a los soportes documentales;
III. Preservar los datos que describen contenido y estructura de los documentos de archivo electrónico y su administración a través del tiempo, fomentando la generación, uso, reutilización y distribución de formatos abiertos;
IV. Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrónico, así como su control y administración archivística;
V. Establecer los procedimientos para registrar la trazabilidad de las acciones de actualización, respaldo o cualquier otro proceso que afecte el contenido de los documentos de archivo electrónico, y
VI. Permitir adecuaciones y actualizaciones a los sistemas a que se refiere este artículo.
Artículo 50
Los Sujetos Obligados conservarán los documentos de archivo aun cuando hayan sido digitalizados, en los casos previstos en las disposiciones jurídicas aplicables, la digitalización no suple el valor del documento original.
Artículo reformado POG 29/09/2018 (Decreto 481)
Artículo 51
Los Sujetos Obligados que, por sus atribuciones, utilicen la firma electrónica avanzada para realizar trámites o proporcionar servicios que impliquen la certificación de identidad del solicitante, generarán documentos de archivo electrónico con validez jurídica de acuerdo con la normativa aplicable y las disposiciones que para el efecto se emitan.
Artículo 52
Los Sujetos Obligados deberán proteger la validez jurídica de los documentos de archivo electrónico, los sistemas automatizados para la gestión documental y administración de archivos y la firma electrónica avanzada de la obsolescencia tecnológica mediante la actualización, de la infraestructura tecnológica y de sistemas de información que incluyan programas de administración de documentos y archivos, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO X
DE LA CAPACITACIÓN Y CULTURA ARCHIVÍSTICA
Artículo 53
Los Sujetos Obligados deberán promover la capacitación en las competencias laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las áreas de archivo.
Artículo 54
Los Sujetos Obligados podrán celebrar acuerdos interinstitucionales y convenios con instituciones educativas, centros de investigación y organismos públicos o privados, para recibir servicios de capacitación en materia de archivos.
Artículo 55
Las autoridades estatales, paraestatales, de los organismos autónomos y municipales, en el ámbito de sus atribuciones y en su organización interna, deberán:
I. Preservar, proteger y difundir el patrimonio documental del Estado de Zacatecas;
Fracción reformada POG 29/09/2018 (Decreto 481)
II. Fomentar las actividades archivísticas sobre docencia, capacitación, investigación, publicaciones, restauración, digitalización, reprografía y difusión;
III. Impulsar acciones que permitan a la población en general conocer la actividad archivística y sus beneficios sociales, y
IV. Promover la celebración de convenios y acuerdos en materia archivística, con los sectores público, social, privado y académico.
Artículo 56
Los usuarios de los archivos deberán respetar las disposiciones aplicables para la consulta y conservación de los documentos.
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HOMENAJE LUCTUOSO EN MEMORIA DEL
