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CAPÍTULO ÚNICO

Artículo 42
Integración del Expediente

Los servidores públicos que entregan tendrán la obligación de participar, con toda oportunidad, en el Proceso de Entrega-Recepción, integrando debidamente la documentación e información, así como llenando los formatos que integran el Expediente.

El Expediente deberá contener la información del ejercicio fiscal en que ocurra el Acto Protocolario, atendiendo al cargo o administración por el cual se realiza el Proceso de Entrega-Recepción Institucional o Individual y se integrará, por lo menos:

I. Marco jurídico de actuación;

II. Instrumentos de planeación;

III. Información contable-financiera;

IV. Información presupuestaria;

V. Información programática;

VI. Recursos humanos y estructura orgánica;

VII. Recursos financieros;

VIII. Recursos materiales;

IX. Obra pública y acciones;

X. Relación de asuntos en trámite;

XI. Información sobre cumplimiento de las obligaciones establecidas de la Ley de Transparencia y Acceso de la Información Pública del Estado de Zacatecas;

XII. Libros, bibliografía, expedientes, archivos documentales, digitales y multimedia, medios electrónicos, magnéticos, ópticos o cualquier otro; y

XIII. Actuaciones protocolarias.

Artículo 43
Consideraciones al integrar el Expediente

Si los servidores públicos salientes consideran que existe información complementaria o adicional que deba hacerse del conocimiento de los servidores públicos que reciben, ésta deberá incluirse en los formatos o anexos respectivos, en los términos de esta Ley.

La autoridad supervisora podrá solicitar y recibir información de cualquier Ente Público o persona, como tercero interesado, para que se integre en las actuaciones del Proceso de Entrega-Recepción.

Los formatos o documentos anexos deberán ser foliados de forma independiente, de acuerdo con el orden de prelación establecido en el artículo anterior y se relacionarán en el Acta Administrativa correspondiente.

Respecto de los servidores públicos responsables de la información que integra el Expediente se deberá agregar un listado que señale su domicilio para oír y recibir notificaciones dentro del Proceso de Entrega-Recepción.

Los manuales técnicos de entrega-recepción establecerán la fecha de corte respecto de la información que contendrá el Expediente, en el caso de situaciones extraordinarias, la autoridad supervisora fijará la fecha de corte de información contenida en el mismo.

Artículo 44
Información no sustentada

Los adeudos no registrados, así como los registrados y no soportados documentalmente, no podrán ser reconocidos por los servidores públicos que reciben, y los particulares ejercerán las acciones contra quien resulte responsable.

Artículo 45
Marco jurídico de actuación

Este rubro deberá contener como mínimo las leyes, reglamentos, decretos legislativos y gubernativos, acuerdos, manuales, lineamientos y demás instrumentos legales que regulen la estructura, funcionamiento, atribuciones y funciones del Ente Público correspondiente.

Este rubro deberá contener como mínimo los datos del título, el cuerpo normativo, la fecha de expedición, promulgación y los datos de publicación del Periódico Oficial, Órgano de Gobierno del Estado o Gaceta Municipal.

Artículo 46
Instrumentos de planeación

El rubro de instrumentos de planeación deberá incluir los planes de desarrollo estatal o municipal, el plan prospectivo, los planes de desarrollo regionales y territoriales, programas generales, presupuestarios, institucionales, regionales, sectoriales, especiales y de obras públicas.

Artículo 47
Información contable-financiera

La información contable-financiera quedará conformada, al menos, con la documentación siguiente:

I. Estado de actividades;

II. Estado de situación financiera;

III. Estado de cambios en la situación financiera;

IV. Estado de flujos de efectivo;

V. Informes sobre pasivos contingentes;

VI. Estado analítico del activo;

VII. Estado analítico de la deuda, del cual se derivarán las siguientes clasificaciones:

a. Corto y largo plazo, y

b. Fuentes de financiamiento;

VIII. Integración analítica de las cuentas del activo que integran los rubros de Derechos a Recibir Efectivo o Equivalentes y Derechos a Recibir Bienes o Servicios;

IX. Integración analítica de las cuentas del pasivo que integran los grupos del pasivo circulante y pasivo no circulante;

X. Balanzas de comprobación a último nivel de afectación, mismo que será presentado solamente en medios magnéticos o digitales, y

XI. El respaldo del Sistema de Contabilidad que se utilice.

Artículo 48
Información presupuestaria

La información presupuestaria quedará conformada, por lo menos, con lo siguiente:

I. Presupuestos de Ingresos y Egresos;

II. Estado analítico de ingresos, por rubro de ingresos y por fuente de financiamiento, y

III. Estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos, que considere la clasificación por objeto del gasto, por tipo de gasto, administrativa y funcional.

Artículo 49
Información programática

La información programática quedará conformada, por lo menos, con la información siguiente:

I. Gasto por categoría programática;

II. Programas y proyectos de inversión, e

III. Indicadores de resultados.

Artículo 50
Recursos humanos y estructura orgánica

Lo correspondiente a los recursos humanos y estructura orgánica, quedará conformado, al menos, con la información y documentación siguiente:

I. Plantilla y expedientes de personal:

a. Relación actualizada por nombre, adscripción, categoría, señalando si el trabajador es de confianza, base, temporal, por sueldos asimilados a salarios; con el detalle de su percepción mensual, su remuneración o retribución mensual, sueldo base, compensaciones, recompensas, bonos, estímulos, gratificaciones, dietas, aguinaldos, gastos de gestión y de representación;

b. Relación de personal sujeto a pago de honorarios, especificando nombre de la persona que presta sus servicios, importe mensual de honorarios y la descripción de actividades;

c. Relación de personal con licencia, permiso o comisión, señalando el nombre, el área a la cual está adscrito el servidor público, el área a la que está comisionado y el periodo de ausencia;

II. Salarios, sueldos y demás remuneraciones y retribuciones pendientes de pago;

III. Relación de las incidencias de personal, y

IV. Estructura Orgánica.

Cuando dos o más unidades administrativas de un mismo Ente Público tengan a su cargo la información sobre el registro de los recursos humanos, se asentarán en el formato correspondiente los nombres y domicilios de cada responsable para efecto de oír y recibir notificaciones en la etapa de validación y verificación.

Artículo 51
Recursos financieros

Los recursos financieros quedarán conformados, al menos, con la documentación siguiente:

I. Arqueos de caja y fondos revolventes;

II. Relación analítica de cuentas bancarias o cualquier otro producto financiero, que contenga los saldos al corte del día anterior al que se establezca legal y formalmente la fecha del Acto Protocolario;

III. Oficio de recibido de la solicitud de cambio de firmas ante las instituciones bancarias correspondientes;

IV. Conciliaciones bancarias soportadas con los estados de cuenta correspondientes, del mes inmediato anterior al del Acto Protocolario;

V. Talonarios de chequeras acompañados de la relación con los nombres y firmas de los servidores públicos dados de baja o salientes;

VI. Relación de los dispositivos de seguridad electrónicos para realizar operaciones bancarias por medio de la banca electrónica, mismos que se entregarán en sobre cerrado en el Acto Protocolario;

VII. Relación de inversiones en valores, y

VIII. Créditos fiscales a favor del Ente Público.

Artículo 52
Recursos materiales

Los recursos materiales deberán contener el valor de adquisición o de avalúo correspondiente a cada bien, y quedará conformado, al menos, con la documentación siguiente:

I. Inventarios de Bienes Muebles, son los bienes muebles requeridos en el desempeño de las actividades del Ente Público:

a. Mobiliario y Equipo de Administración: Toda clase de mobiliario y equipo de administración, bienes informáticos y equipo de cómputo, bienes artísticos, obras de arte, objetos valiosos y otros elementos coleccionables. Así como también las refacciones mayores correspondientes a este concepto. Incluye los pagos por adjudicación, expropiación e indemnización de bienes muebles a favor del Gobierno.

b. Mobiliario y Equipo Educacional y Recreativo: Equipos educacionales y recreativos. Incluye refacciones y accesorios mayores correspondientes a estos activos.

c. Equipo e Instrumental Médico y de Laboratorio: Equipo e instrumental médico y de laboratorio requerido para proporcionar los servicios médicos, hospitalarios y demás actividades de salud e investigación científica y técnica. Incluye refacciones y accesorios mayores correspondientes a estos activos.

d. Vehículos y Equipo de Transporte: Toda clase de equipo de transporte terrestre, ferroviario, aéreo, lacustre, fluvial y auxiliar de transporte. Incluye refacciones y accesorios mayores correspondientes a estos activos.

e. Equipo de Defensa y Seguridad: Maquinaria y equipo necesario para el desarrollo de las funciones de seguridad pública y demás bienes muebles instrumentales de inversión, requeridos durante la ejecución de programas, investigaciones, acciones y actividades en materia de seguridad pública y nacional, cuya realización implique riesgo, urgencia y confidencialidad extrema, en cumplimiento de funciones y actividades oficiales, en los términos de la legislación aplicable.

f. Maquinaria, otros equipos y herramientas: Toda clase de maquinaria y equipo no comprendidas en las cuentas anteriores. Incluye refacciones y accesorios mayores correspondientes a estos activos.

g. Colecciones, obras de arte y objetos valiosos: Bienes artísticos, obras de arte, objetos valiosos y otros elementos coleccionables, excepto los comprendidos y declarados en los artículos 33 y 34 de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, o cualquier otro expresamente señalado como tal de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.

h. Activos biológicos: Representa el monto de toda clase de especies animales y otros seres vivos, tanto para su utilización en el trabajo como para su fomento, exhibición y reproducción.

II. Bienes intangibles, son los derechos por el uso de activos de propiedad industrial, comercial, intelectual y otros:

a. Software: Paquetes y programas de informática, para ser aplicados en los sistemas administrativos y operativos computarizados del Ente Público.

b. Patentes, Marcas y Derechos: Patentes, marcas y derechos, para el desarrollo de las funciones del Ente Público.

c. Concesiones y Franquicias: Derechos de explotación y franquicias para el uso del Ente Público.

d. Licencias: Permisos informáticos e intelectuales, así como permisos relacionados con negocios.

e. Otros activos intangibles: Derechos por el uso de activos de la propiedad industrial, comercial, intelectual y otros no incluidos en las cuentas anteriores.

III. Inventarios de bienes inmuebles, representa el monto de todo tipo de bienes inmuebles y construcciones, señalando los datos del Registro Público de la Propiedad, cuando menos a valor catastral, valor en libros, descripción del bien, tipo de predio, ubicación y el uso actual que se le da al bien inmueble;

IV. Inventarios de bienes menores, se refiere a los que a criterio de cada Ente Público no son considerados como activo no circulante, sin embargo, opera como control, y éste deberá contener como mínimo cantidad, descripción del bien, responsable del resguardo, ubicación, marca y estado del bien, y

V. Relación de almacén y bienes de consumo, referente al material para construcción, material eléctrico, material para oficina, despensas y otros; por unidad administrativa responsable, conteniendo como mínimo el tipo, ubicación y área responsable del almacén, la cantidad en existencia, unidad de medida, descripción, costo unitario y el importe total.

Artículo 53
Obras públicas y acciones

Este rubro comprenderá las obras públicas y acciones de los programas ejecutados y en proceso durante el año en que ocurre el Acto Protocolario, debiendo contar con sus expedientes unitarios respectivos, integrados, al menos, con la información siguiente:

I. Ejercicio fiscal al que pertenecen los recursos;

II. Ramo, Programa y Subprograma;

III. Fuente(s) de financiamiento;

IV. Número de la cuenta bancaria;

V. Número y nombre de la obra o acción;

VI. Inversión autorizada, comprometida, devengada, pagada y por ejercer;

VII. Importes de anticipos otorgados, amortizados y el saldo;

VIII. Georreferenciación de cada obra o acción;

IX. Metas programadas;

X. Porcentaje de avance físico y financiero;

XI. Estatus de la obra;

XII. Modalidad de ejecución y proceso de adjudicación;

XIII. Relación de la documentación integrada en el expediente unitario de obra o acción, y

XIV. Demás documentación que requieran las disposiciones normativas aplicables.

Si existen obras o acciones en proceso o no ha sido turnada la información generada durante la ejecución al área responsable de la conformación del Expediente, corresponderá a cada departamento, área o dirección, de acuerdo con sus funciones, la integración del expediente unitario llenando solo la parte que le corresponde en el formato respectivo.

Artículo 54
Asuntos en trámite

El rubro de asuntos en trámite deberá contener la relación de procedimientos, juicios o asuntos en trámite ante autoridades judiciales, laborales o administrativas, con la descripción precisa de su situación procedimental, así como la especificación detallada de sus posibles consecuencias jurídicas. En general, toda la información que se estime relevante para garantizar la continuidad de la gestión institucional.

Artículo 55
Transparencia

El rubro de transparencia comprenderá la información y documentación de las obligaciones en esta materia y su cumplimiento, integrando, al menos, la información siguiente:

I. Documentos relativos al Comité de Transparencia, tales como nombramientos, actas, entre otros;

II. Documentos relativos a la Unidad de Transparencia, tales como:

a. Relación de solicitudes de información pendientes de atender;

b. Relación de recursos de revisión en trámite;

c. Índice de expedientes clasificados como reservados;

d. Tabla de aplicabilidad avalada por el Comité de Transparencia;

e. Aviso de privacidad integral y simplificado;

f. Relación de las unidades administrativas y los formatos que le corresponden en la Plataforma Nacional de Transparencia;

III. Acuses de cumplimiento de las últimas publicaciones obligadas por ley, y

IV. Usuario y contraseña de INFOMEX y de la Plataforma Nacional de Transparencia del sujeto obligado y las unidades administrativas.

Artículo 56
Libros, expedientes y archivos

Relación de libros, bibliografía, expedientes, archivos documentales, digitales y multimedia, medios electrónicos, magnéticos, ópticos o cualquier otra información, respecto de hechos, actos administrativos, jurídicos, fiscales o contables producidos, recibidos y utilizados en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, correspondientes a:

I. Asuntos pendientes;

II. Acuerdos pendientes;

III. Archivo de trámite;

IV. Contratos distintos a obra pública;

V. Contratos de fideicomisos;

VI. Convenios;

VII. Donaciones, legados y herencias;

VIII. Libros de actas, de acuerdos, de registros, y otros;

IX. Bibliografía;

X. Padrones y expedientes;

XI. Procesos de concurso, licitación y asignación, distintos a obra pública;

XII. Programas de asistencia social;

XIII. Software, y

XIV. Los demás que determinen las disposiciones jurídicas y administrativas aplicables.

Artículo 57
Requisitos de los formatos

Los formatos deberán contener en forma detallada la información prevista en este capítulo, misma que será actualizada, complementada y validada en los términos que señalen las leyes y otras disposiciones jurídicas o administrativas aplicables.

Llevarán nombre y firma de los responsables de la información, así como el nombre de aquellos que hayan sido responsables de su llenado.

Artículo 58
Información digital

Cuando la información se encuentre en medios electrónicos, magnéticos, ópticos o multimedia, deberán entregarse los usuarios, claves de acceso o contraseña para su uso y consulta, así como los manuales operativos y demás documentos sobre el manejo de dicha información, en su caso.

Artículo 59
Seguridad Digital

Cuando el Proceso de Entrega-Recepción se lleve a cabo a través del uso de medios electrónicos, magnéticos, ópticos o multimedia, se utilizarán los mecanismos que garanticen la disponibilidad, consulta, respaldo y seguridad digital, en atención a la naturaleza e importancia de la información.

Artículo 60
Revisión de avances

La autoridad supervisora, una vez iniciado el Proceso de Entrega-Recepción, deberá revisar y dejar constancia de los avances sobre la integración del Expediente, previo a la celebración del Acto Protocolario:

I. Para la Entrega-Recepción Institucional, cuando menos dos meses antes, y

II. Para la Entrega-Recepción Individual, cuando menos cinco días antes.

Artículo 61
Entrega del Expediente

El Expediente se emitirá en original y tres copias. El original deberá permanecer bajo resguardo del Ente Público; además de tres copias adicionales, una de ellas para quien entrega, otra para quien recibe y, la última, para la autoridad supervisora.

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