CAPÍTULO IV
INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE ENTREGA-RECEPCIÓN
Artículo 15
El proceso de entrega-recepción de un ejercicio constitucional podrá iniciarse en forma conjunta por la autoridad pública saliente y la entrante a partir de que la autoridad entrante haya sido legalmente reconocida por la autoridad competente.
Una vez reconocidos legalmente, la autoridad pública entrante designará una comisión de recepción, para que en coordinación con la autoridad saliente, realicen las actividades previas e integración del expediente de entrega-recepción en términos de la presente Ley.
La entrega-recepción final concluye con el acto protocolario en el que se realiza la firma del acta administrativa respectiva.
El proceso de entrega-recepción individual, inicia con la notificación que reciba la Secretaría de la Función Pública, o los órganos de control internos, según corresponda, sobre la separación del cargo, empleo o comisión de un servidor público y concluye con el acto protocolario en el cual se realiza la firma del acta administrativa respectiva.
Artículo 16
Los servidores públicos salientes, en cualquiera de sus niveles, tendrán la obligación de desarrollar con toda oportunidad, las actividades previas al cambio administrativo, la elaboración de cédulas y papeles de trabajo que integren el expediente de entrega-recepción, mismo que deberá contener atendiendo al cargo o administración por el cual se realiza la entrega-recepción, al menos la información que se relaciona a continuación:
I. Marco jurídico de actuación;
II. Expediente protocolario;
III. Recursos humanos;
IV. Documentación programática;
V. Documentación presupuestal;
VI. Estados financieros;
VII. Recursos financieros;
VIII. Recursos materiales;
IX. Integración analítica de los pasivos a corto, mediano y largo plazo;
X. Integración analítica de las cuentas por cobrar;
XI. Relación de asuntos en trámite ante autoridades judiciales o administrativas, con la descripción clara de su situación procedimental, así como la especificación detallada de sus posibles consecuencias jurídicas, y
XII. Expedientes y archivos documentales, digitales y multimedia.
La información referida se señala en forma enunciativa más no limitativa por lo que si a criterio de los servidores públicos salientes hubiera información complementaria o adicional que deba hacerse del conocimiento de los servidores públicos entrantes podrán incluirse en los formatos o anexos a que hubiera lugar.
Los adeudos no registrados y los registrados y no soportados documentalmente no podrán ser reconocidos por los servidores públicos entrantes y los particulares podrán ejercer las acciones que consideren convenientes con quienes hayan concertado las deudas.
Artículo 17
El marco jurídico de actuación deberá incluir las leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, manuales, lineamientos y demás instrumentos jurídicos que regulen la estructura, funcionamiento, atribuciones y funciones de la dependencia gubernativa; título del ordenamiento jurídico que complemente su ámbito de actuación; fecha de expedición, publicación y número del Periódico Oficial.
Artículo 18
El expediente protocolario quedará conformado con los documentos siguientes:
I. Los relativos a la integración de la comisión de entrega-recepción;
II. Los que acrediten la personalidad de sus integrantes, identificaciones oficiales vigentes con domicilio actual, y en caso de que la identificación no contenga el domicilio actual, se adjuntará un comprobante del mismo;
III. La declaratoria expedida para tal efecto por la Secretaría de la Función Pública, órgano de control interno o de la Auditoría Superior del Estado, en su caso, y
IV. El acta administrativa de entrega-recepción en la cual se haga constar el acto protocolario.
Artículo 19
El expediente correspondiente a los recursos humanos quedará conformado al menos con la documentación siguiente:
I. Plantilla y expedientes de personal:
a) Relación actualizada por nombre, adscripción, categoría, señalando si el trabajador es de confianza, base, sindical, eventual, extraordinario o se encuentra sujeto a contrato por tiempo fijo o por obra determinada y detalle de su percepción mensual, indicando sueldo base, compensaciones y gastos de gestión;
b) Relación de personal sujeto a pago de honorarios, especificando nombre de la persona que presta sus servicios, importe mensual de honorarios y la descripción de actividades;
c) Relación de personal con licencia, permiso o comisión, señalando el nombre, el área a la cual está adscrito el servidor público, el área a la que está comisionado y el periodo de ausencia;
II. Sueldos y prestaciones pendientes de pago;
III. Relación de las incidencias de personal;
IV. Relación de convenios firmados con sindicatos, y
V. Relación de juicios laborales en proceso.
Artículo 20
El expediente de la documentación programática quedará conformado por lo menos con la información siguiente:
I. Plan de Desarrollo Estatal o Municipal;
II. Programas regionales, sectoriales y especiales, según corresponda;
III. Programas operativos anuales;
IV. Programas de obras públicas;
V. Programas federales, y
VI. Programas de asistencia social.
Artículo 21
El expediente de la documentación presupuestal quedará conformado por lo menos con la información siguiente:
I. Leyes de Ingresos;
II. Presupuestos de Ingresos y Egresos;
III. Análisis presupuestal de ingresos;
IV. Estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos, y
V. Ley de Hacienda correspondiente.
Artículo 22
El expediente de los estados financieros quedará conformado al menos con la documentación siguiente:
I. Balanza de comprobación de cada uno de los meses transcurridos en el ejercicio en que ocurra el acto protocolario de entrega-recepción;
II. Balance general con corte a la fecha de conclusión del cargo o de la administración;
III. Estado de resultados del periodo transcurrido desde el primer día del año hasta la fecha de conclusión del cargo o de la administración;
IV. Estado de origen y aplicación de recursos comparando los siguientes periodos:
a) Estado de posición financiera a la fecha de inicio del cargo o administración con el de la fecha de conclusión del cargo o administración;
b) Estado de posición financiera a la fecha de inicio del ejercicio en que ocurre el acto protocolario de entrega-recepción con el de la fecha de conclusión del cargo o administración;
V. Estado de flujo operacional en forma mensual del ejercicio en que ocurre el acto protocolario de entrega-recepción;
VI. Análisis e informe sobre la integración de los activos contenidos en el estado de posición financiera a la fecha de conclusión del cargo o administración;
VII. Análisis e informe sobre la integración de los pasivos contenidos en el estado de posición financiera a la fecha de conclusión del cargo o administración;
VIII. Libro diario y mayor que contenga los registros contables del periodo comprendido del primero de enero del ejercicio en que ocurra el acto protocolario de entrega-recepción a la fecha de conclusión del cargo o administración;
IX. Cuenta Pública Estatal o Municipal, del ejercicio inmediato anterior y cuando corresponda;
X. Avance de gestión financiera estatal o municipal del segundo trimestre del año en que se lleve a cabo el acto protocolario de entrega-recepción, cuando corresponda, y
XI. Archivos históricos y vigentes.
Artículo 23
El expediente de recursos financieros quedará conformado al menos con la documentación siguiente:
I. Arqueo de caja;
II. Conciliaciones bancarias;
III. Cancelación de firmas;
IV. Talonarios de chequeras acompañada (sic) de la relación con los nombres y firmas de los servidores públicos dados de baja o salientes, así como los nombres y firmas de los servidores públicos entrantes dados de alta para la emisión de cheques o que cuenten con dispositivos de seguridad electrónicos para realizar operaciones bancarias por medio de la banca electrónica;
V. Relación de inversiones en valores, y
VI. Relación de cuentas bancarias o cualquier otro producto financiero, que contenga los saldos existentes a la fecha de conclusión del cargo o administración; acompañada de los estados de cuenta de todos los meses del ejercicio por el que se realice el acto protocolario de entrega-recepción.
Artículo 24
El expediente de recursos materiales, en todo caso debe contener el valor de adquisición o de avalúo correspondiente a cada bien, y quedará conformado al menos con la documentación siguiente:
I. Relación de la unidad administrativa resguardante del mobiliario y equipo de oficina, dentro del que se incluye todo tipo de equipo electrónico, así como los artículos de decoración y publicaciones, con una información clara del número de inventario, descripción del artículo, marca, modelo, serie, ubicación y demás especificaciones, así como el nombre del servidor público a quien se le tiene asignado el bien y la referencia de resguardo. Tratándose de la entrega-recepción individual esta deberá referirse a los bienes que se encuentren bajo el resguardo del servidor público saliente;
II. Relación de equipo de transporte y maquinaria, por unidad administrativa responsable, con información de tipo, marca, modelo, color, placas, número de control, serie, así como el nombre y cargo del servidor público a quien se le tiene asignado y la referencia del resguardo;
III. Relación de equipo de comunicación por unidad administrativa responsable, conteniendo número de inventario, tipo de aparato, marca, serie, nombre y cargo del servidor público resguardante;
IV. Relación del armamento oficial, según corresponda, por unidad administrativa responsable, que contenga número de inventario, tipo de arma o instrumento, marca, calibre, matrícula y el nombre y cargo del servidor público resguardante;
V. Relación de los bienes inmuebles, señalando los datos del Registro Público de la Propiedad, descripción del bien, tipo de predio, ubicación y el uso actual que se le da al bien inmueble, y
VI. Relación de inventario de almacén por unidad administrativa responsable, describiendo el número y nombre del artículo, unidad de medida y existencia.
Artículo 25
Se integrará también al expediente de recursos materiales los expedientes de obras públicas, mismos que deberán contener la relación de obras terminadas del primero de enero del ejercicio en que ocurra el acto protocolario de entrega-recepción a la fecha de conclusión del cargo o administración y en proceso a la en que ocurra el acto protocolario de entrega-recepción a la fecha de conclusión del cargo o administración, con la información siguiente:
I. Programa con el que se ejecuta y nombre de la obra;
II. Ubicación de cada obra, que especifique municipio y localidad, metas, costo total;
III. Inversión autorizada, ejercida y por ejercer;
IV. Importes de anticipos otorgados, amortizados y el saldo;
V. Porcentaje de avance físico y financiero;
VI. Nombre del proveedor o responsable de la ejecución de la obra y si fue otorgada por licitación pública, invitación restringida o adjudicación directa, y
VII. Expedientes técnicos de obra, que incluya el catálogo de conceptos de la misma.
Artículo 26
La relación correspondiente a expedientes y archivo quedará conformada al menos con la documentación siguiente:
I. Libros blancos;
II. Libros de Actas;
III. Acuerdos gubernamentales pendientes;
IV. Contratos celebrados;
V. Contratos de fideicomisos;
VI. Convenios con instancias gubernamentales;
VII. Procesos de concurso, licitación y asignación;
VIII. Procedimientos y juicios en proceso;
IX. Archivo corriente;
X. Asuntos pendientes;
XI. Padrón y expedientes de contribuyentes;
XII. Sistemas y programas;
XIII. Combinación de cajas fuertes y claves de acceso;
XIV. Obras y acciones de programas;
XV. Archivo Histórico;
XVI. Informes y acciones sobre la revisión de cuentas púbicas, y
XVII. Relación de auditorías en proceso y observaciones notificadas y pendientes de solventar derivadas de revisiones practicadas por la Secretaría de la Función Pública, Auditoría Superior del Estado, Servicio de Administración Tributaria u otras autoridades competentes.
Artículo 27
En el caso de las administraciones municipales, además de la documentación señalada en el artículo anterior, deberán integrar:
I. Libros de Actas de Cabildo;
II. Actas y grabaciones en video o voz de las sesiones de Cabildo;
III. Acuerdos de Cabildo pendientes;
IV. Relación de convenios celebrados con otros municipios, con el Estado o la Federación;
V. Relación de capitales y créditos a favor del Municipio;
VI. Relación de donaciones, legados y herencias que recibieron;
VII. Participaciones que perciban de acuerdo con las leyes federales y estatales, y
VIII. Relación de rentas y productos de todos los bienes municipales.
Artículo 28
La entrega-recepción en sus diferentes niveles, se llevará a cabo en un acto protocolario, del cual se levantará un acta administrativa de entrega-recepción, misma que deberá contener al menos los requisitos que se relacionan a continuación:
I. La fecha, lugar y hora en que inicie el acto de entrega-recepción;
II. El nombre, cargo u ocupación de las personas que intervienen, quienes se identificarán plenamente;
III. Especificar el asunto u objeto principal del acto o evento del cual se va a dejar constancia;
IV. El apercibimiento de conducirse con la verdad ante la autoridad administrativa en el acto de entrega-recepción;
V. Debe ser circunstanciada, es decir, debe relacionar por escrito y a detalle, el conjunto de hechos que el evento de entrega-recepción comprende, así como las situaciones que acontezcan durante su desarrollo, situación que deberá manifestarse bajo protesta de decir verdad;
VI. Especificar el domicilio legal del servidor público entrante y saliente;
VII. Debe realizarse en presencia de al menos cuatro personas que funjan como testigos, las cuales deberán ser designadas en partes iguales por los servidores públicos que realizan la entrega y por quienes reciben, en caso de negativa de alguno de ellos serán designados por la autoridad competente;
VIII. Debe especificar el número, tipo y contenido de los documentos que se anexan y complementan el acta;
IX. Debe indicar la fecha, lugar y hora en que concluye el acto de entrega-recepción;
X. Debe formularse en cuatro tantos;
XI. No debe contener tachaduras o enmendaduras, en todo caso, los errores deben corregirse mediante testado, antes del cierre del acta;
XII. Los espacios o renglones no utilizados deben ser cancelados con guiones;
XIII. Todas y cada una de las hojas que integran el acta administrativa de entrega-recepción, deben ser firmadas por las personas que en ella intervinieron, haciéndose constar, en su caso, el hecho de la negativa para hacerlo, lo cual no invalida el acta, siempre y cuando la autoridad y los testigos designados la firmen;
XIV. En caso de no existir formato especial de acta, ésta se debe levantar en papel oficial de la dependencia, organismo o entidad de que se trate;
XV. Las cantidades deben ser asentadas en número y letra, y
XVI. Las hojas que integren el acta deben foliarse en forma consecutiva.
Artículo 29
El acta administrativa de entrega-recepción y sus anexos se realizarán en forma escrita, digital o multimedia, en su caso.
Cuando la información se encuentre en medios electrónicos, magnéticos, ópticos o multimedia, se digitalice o se guarde en archivos electrónicos, bases de datos o demás medios electrónicos o tecnológicos, deberán entregarse todos los documentos relativos de uso y consulta de la información electrónica, claves de acceso, manuales operativos y demás documentos relativos a la información que conste en dichos medios.
Artículo 30
Cuando el proceso de entrega-recepción se lleve a cabo a través del uso de medios electrónicos y para los efectos a que se refiere el artículo anterior, se utilizarán los mecanismos que permitan la producción de firma electrónica o de firma electrónica avanzada, según el caso, en atención a la naturaleza e importancia de las funciones encomendadas a los servidores públicos obligados.
La Secretaría de la Función Pública, así como el órgano de control interno de que se trate, que utilicen el esquema de producción de firma electrónica para el manejo de la información, podrán fungir también con el carácter de autoridades certificadoras en los actos de entrega-recepción individual.
La Auditoría Superior del Estado, fungirá como autoridad certificadora en materia de firma electrónica, en los procesos de entrega-recepción final.
HOMENAJE LUCTUOSO EN MEMORIA DEL
