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Ley del Notariado para el Estado de Zacatecas
TÍTULO IV
Elementos Materiales de la Función Notarial
CAPÍTULO I
Del Sello de Autorizar
ARTÍCULO 67
El sello de autorizar es el símbolo de la fe pública del Estado en los instrumentos notariales, legitima al notario para ejercer funciones públicas y desempeñar su poder autenticador.
Deberá ser circular, con un diámetro de cuatro centímetros; en su centro reproducir el Escudo Nacional, y dentro de su circunferencia tener escrito el nombre y apellidos del notario, los cuales no deberán aparecer abreviados; el municipio sede de la notaría, el número de ésta expresado en números arábigos y, si lo estima conveniente, podrá incluir un signo.
El sello debe ser aprobado por la Dirección de Notarías, de uso exclusivo del notario, quien está legitimado para usarlo en el ejercicio de sus funciones. A cada notario se le autorizará solamente un sello de autorizar.
ARTÍCULO 68
El sello a que se refiere este capítulo deberá imprimirse en el ángulo superior izquierdo del anverso de cada uno de los folios del protocolo; también deberá imprimirse en el mismo lugar en cada una de las hojas de los testimonios, y en el ángulo superior derecho de las copias certificadas y de certificaciones que expida el notario.
De igual manera se asentará al final del texto o leyenda donde el notario certifique o haga constar su poder autenticador e irá siempre acompañado de la firma o antefirma del notario.
Además, se imprimirá en toda aquella documentación que se relacione con algún instrumento notarial asentado en su protocolo, tales como avisos, informes, constancias, declaraciones de impuestos y liquidaciones de contribuciones.
ARTÍCULO 69
En caso de extravío o pérdida del sello, se hará saber tal circunstancia al Ministerio Público y se levantará acta circunstanciada del suceso. Asimismo, se comunicará por escrito a la Dirección de Notarías y al Colegio de Notarios, acompañándose al aviso respectivo copia del acta levantada en la representación social.
Hecho lo anterior, la Dirección de Notarías otorgará al notario la autorización para que éste se provea a su costa de un nuevo sello, en el cual deberá incluir dentro de sus características físicas un signo, señal o marca que sea visible en su impresión con el propósito de distinguirlo del anterior. El notario deberá registrar su nuevo sello en los términos de la presente Ley.
Si el sello extraviado aparece, no podrá ser utilizado por el notario, éste deberá remitirse a la Dirección de Notarías para ser destruido, de lo cual se levantará acta que deberá estar firmada por el titular de la dependencia y por el notario.
El notario que a sabiendas de que su sello de autorizar se extravió y no lo notifique en los términos antes expuestos, será responsable de daños y en su caso perjuicios que por su omisión ocasione a terceros.
ARTÍCULO 70
Cuando el sello de autorizar de un notario se deteriore o altere, éste deberá dar aviso a la Dirección de Notarías, para que le conceda la autorización de proveerse a su costa de uno nuevo, sin necesidad de seguir el procedimiento a que se refiere el artículo anterior.
Cuando el notario tenga en su poder el nuevo sello, deberá entregar a la Dirección de Notarías el anterior para su destrucción, previo levantamiento de acta en la cual deberán aparecer las impresiones del nuevo y del deteriorado o alterado. Dicha acta deberá estar firmada por el titular de la Dirección de Notarías y por el notario.
ARTÍCULO 71
En los casos de suspensión o licencia que motive el cierre temporal de la notaría, el sello de autorizar se entregará a la Dirección de Notarías para su depósito y custodia, durante el tiempo de la suspensión o de la licencia.
CAPÍTULO II
Del Protocolo
ARTÍCULO 72
El protocolo es el instrumento que el Estado entrega al notario para ejercer su función; tiene por finalidad constituir un sistema de matricidad con plenas garantías de legalidad y seguridad jurídica para conservar los actos y hechos jurídicos que pasen ante su fe.
Está constituido por el conjunto de libros cerrados o por folios que integran volúmenes abiertos, en los cuales el notario asienta y autoriza los instrumentos que se otorgan ante su fe; así como por el apéndice en el que se incorporan los documentos relacionados con ellos, con observancia en las formalidades de esta Ley.
ARTÍCULO 73
El protocolo cerrado es el volumen o juego de volúmenes, encuadernados sólidamente y empastados que constan de ciento cincuenta hojas cada uno.
El protocolo abierto es el volumen o conjunto de volúmenes formados por ciento cincuenta folios cada uno, numerados progresivamente y sellados o marcados por la Dirección de Notarías.
También formarán parte del protocolo el "Libro de Registro de Cotejos y Certificaciones".
El notario no podrá autorizar acto alguno sin que se haga constar en su protocolo y sin dejar de observar el procedimiento establecido al efecto en esta Ley.
ARTÍCULO 74
El protocolo es propiedad del Estado, aunque el notario lo provea a su costa para ejercer su función. Es responsable administrativamente de la conservación y guarda del protocolo que obre en su poder, de su encuadernación y entrega a la Dirección de Notarías, en los términos establecidos por esta Ley.
Sólo el notario podrá extraer de la notaría los libros, folios y volúmenes que integren el protocolo y sus apéndices, en los casos determinados por la presente Ley, o para recabar firmas a los intervinientes, cuando éstos no puedan asistir a la notaría y el notario esté dispuesto a salir para recabarlas.
ARTÍCULO 75
Los notarios en el ejercicio de su función optarán por la utilización del sistema de protocolo cerrado o protocolo abierto, dando aviso de su elección a la Dirección de Notarías y al Colegio de Notarios.
Para iniciar funciones en cualquiera de los sistemas de protocolo mencionados, el notario esperará el acuerdo que para tal efecto se emita.
ARTÍCULO 76
Los instrumentos y volúmenes que integren el protocolo deberán ser numerados progresivamente. Las hojas deberán utilizarse en forma consecutiva por ambas caras y los instrumentos que se asienten en ellas irán en forma sucesiva y cronológica.
ARTÍCULO 77
En el caso del protocolo cerrado el notario se proveerá de los volúmenes que reúnan los requisitos que señala esta Ley.
En el protocolo abierto, el Colegio de Notarios bajo su responsabilidad y previo pago de los derechos que se establezca, proveerá a cada notario y a costa de éste de los folios necesarios, sin que puedan pasar de tres mil, e informará por escrito a la Dirección de Notarías de la citada entrega con el propósito de que esta dependencia los autorice.
ARTÍCULO 78
Para la autorización de los volúmenes o folios nuevos en que habrá de actuar el notario, se observarán los siguientes requisitos.
I. Realizar el pago de los derechos correspondientes a la Secretaría de Finanzas del Estado; y
II. Presentar a la Dirección de Notarías los volúmenes o folios y los comprobantes del pago de derechos.
ARTÍCULO 79
Los titulares de la Coordinación General Jurídica y Dirección de Notarías asentarán la autorización que deberá contener:
I. Lugar y fecha;
II. Número que corresponda al volumen o libro, tratándose de protocolo cerrado;
III. Número de folios y de hojas útiles, inclusive la primera y la última, tratándose de protocolo abierto;
IV. Nombre y número del notario;
V. Lugar de residencia y ubicación de la notaría; y
VI. La expresión de que ese libro, volumen o folios solamente debe utilizarse por el notario titular o, en su caso, por el asociado, por el suplente o por el adscrito en funciones.
La razón la anotará la Dirección de Notarías, en la primera hoja de cada volumen tratándose del protocolo cerrado y en una hoja en blanco, que servirá para todos los folios de esa serie en caso del protocolo abierto.
ARTÍCULO 80
Cada hoja de los volúmenes del protocolo cerrado tendrá treinta y cinco centímetros de largo por veinticuatro centímetros de ancho en su parte útil y un margen a la izquierda, igual a una tercera parte de la porción utilizable, separada por medio de una línea de tinta para poner las razones y anotaciones que legalmente deban asentarse. Cuando se agote esta parte, se pondrá razón de que las anotaciones se continúan en hoja por separado, especialmente destinada al efecto, la cual se agregará al apéndice.
Además, se dejará siempre en blanco una faja de un centímetro y medio de ancho por el lado del doblez del libro y otra igual a la orilla, para proteger lo escrito.
ARTÍCULO 81
El protocolo cerrado no podrá exceder de diez volúmenes y solo se autorizarán en número par.
El notario abrirá cada volumen de su protocolo cuando lo vaya a utilizar, poniendo inmediatamente después de la razón de los titulares de la Coordinación General Jurídica y de la Dirección de Notarías, otra en la que exprese su nombre, apellidos y número de la notaría a su cargo, así como el lugar y la fecha en que abra el libro, su sello y su firma.
Cuando haya cambio de notario, el nuevo asentará razón de tal hecho bajo su firma y sello en la página que corresponda.
Se usará siguiendo su numeración y por orden riguroso de los instrumentos notariales, pasando de un volumen a otro del juego que esté en operación, hasta llegar al último y regresando de éste al primero.
Los instrumentos que vayan integrando el protocolo, se numerarán en forma progresiva e ininterrumpida, en orden cronológico, con números arábigos, incluyendo aquellos que tengan la razón de "NO PASÓ".
Entre un instrumento y otro, no se dejará más espacio que el indispensable para las firmas, autorizaciones y sellos, y cuando se inutilice alguna hoja del protocolo o parte de ésta, se cruzará con líneas de tinta.
ARTÍCULO 82
El notario utilizará los volúmenes conforme se vayan necesitando y pondrá inmediatamente después de otorgar el último instrumento, una razón que contenga el número de escrituras o actas de que conste el volumen; el número de fojas utilizadas, incluyendo las de los instrumentos que no pasaron, la fecha y la hora de la certificación firmada por el notario titular o por quien lo sustituya en sus funciones.
Al asentarse la razón de cierre en uno de los volúmenes de la serie, automáticamente se cerrarán los demás y las fojas restantes si las hubiere se inutilizarán con dos rayas diagonales.
Dentro de los treinta días hábiles siguientes a partir de la fecha en que se asiente por el notario la razón de cierre, éste presentará el volumen o juego de volúmenes ante la Dirección de Notarías, donde se extenderá en su caso, certificación de ser exacta la razón de cierre y éstos serán devueltos al notario.
ARTÍCULO 83
Los volúmenes que integren el protocolo abierto, se sujetarán a las siguientes disposiciones:
I. Los folios serán uniformes, adquiridos y pagados por el notario, numerados progresivamente, su impresión contendrá las medidas de seguridad que la Dirección de Notarías estime convenientes;
II. Al hacer uso de un folio, en su frente se le pondrá en la parte superior izquierda el sello del notario;
III. Los folios se usarán siguiendo su numeración y en ellos se pondrán los instrumentos notariales por orden riguroso de su número;
IV. Los instrumentos que vayan integrando el protocolo, deberán estar numerados en forma progresiva sin interrupción, incluyendo los instrumentos que tengan la razón de "NO PASÓ";
V. Todo instrumento se iniciará en la parte superior del anverso de un folio y los espacios en blanco que queden entre uno y otro, serán inutilizados;
VI. Cuando se inutilice un folio se cruzará con líneas de tinta y se colocará en su orden dentro del volumen;
VII. Los instrumentos que el notario asiente en los folios, se ordenarán en volúmenes que constarán de ciento cincuenta folios, o el número de folios más próximo a este número, que se determinará por las fojas que ocupe el último instrumento de ese volumen;
VIII. El notario llevará por cada volumen en operación un libro de control de folios que contendrá el número de escritura; día, mes y año; número progresivo; volumen y folios; otorgantes que intervienen en el acto jurídico; y tipo de operación; y
IX. A partir de la fecha en que se haga constar el último instrumento de un volumen de protocolo abierto, el notario dispondrá de un término de cuarenta y cinco días naturales para encuadernarlos.
ARTÍCULO 84
Para asentar el contenido, o la síntesis del instrumento notarial, en los folios del protocolo se deberán utilizar procedimientos de escritura o impresión que sean firmes, indelebles y legibles.
Los folios del protocolo deberán utilizarse en los siguientes términos:
I. El tamaño de la letra que deberá emplearse en el texto del instrumento o en la síntesis respectiva, será de doce puntos tipográficos y de cualquier estilo;
II. Se respetará un margen izquierdo de diez caracteres y el derecho, de tres de ellos, y el espacio que resulte entre ambos márgenes se utilizará en la impresión del texto o síntesis del instrumento;
III. La redacción será corrida, pero deberá señalar todo punto y aparte o cualquier separación de párrafos mediante líneas que impidan agregado alguno o con doble guión tipográfico (- -), a elección del notario; y
IV. No se escribirán más de sesenta líneas por página, dejando una distancia entre una y otra, de espacio y medio.
En el protocolo ordinario, cuando se trate de transcripciones de documentos, éstos podrán realizarse a renglón seguido, por lo que en este caso, como excepción, la página podrá exceder del número de líneas antes citadas.
ARTÍCULO 85
El Colegio de Notarios, si lo considera conveniente, propondrá variar las características del folio del protocolo notarial, procurando que éstas sean adecuadas para su mejor impresión, conservación y fácil manejo, además de garantizar la seguridad de que no sean falsificados. Lo anterior, siempre y cuando sean uniformes para todos los notarios del Estado y sean autorizadas por la Dirección de Notarías.
ARTÍCULO 86
Las notas complementarias o anotaciones se pondrán al pie de la escritura; si en el último folio donde conste el instrumento no hay espacio para dichas razones o anotaciones, se podrá agregar en el folio siguiente y cuando no exista más espacio para anotarlas, se hará la mención de que éstas continuarán en hoja por separado, la cual se agregará al apéndice.
ARTÍCULO 87
El notario abrirá o iniciará la formación de cada volumen de su protocolo, levantando una constancia en la que se indique la fecha en que se inicia, el número que le corresponde dentro de la serie de los que sucesivamente se hayan abierto en la notaría a su cargo y la mención de que el volumen se formará con los instrumentos autorizados por el notario o por quien legalmente le sustituya en sus funciones de acuerdo con esta Ley.
Esta razón se asentará en el protocolo abierto en una hoja que no irá foliada y se encuadernará antes del primer folio del volumen.
El notario utilizará los folios o los volúmenes conforme se vayan necesitando y pondrá inmediatamente después de otorgar el último instrumento, una razón que contenga el número de escrituras o actas de que conste el volumen de protocolo de que se trate; el número de folios utilizados, incluyendo los que no pasaron, la fecha y hora de la certificación, firmada por el notario titular o por quien los sustituya en sus funciones.
Dentro de los treinta días hábiles a partir de la fecha en que se asiente por el notario la razón de cierre, éste presentará los folios ante la Dirección de Notarías, donde se extenderá, en su caso, certificación de ser exacta la razón de cierre y los folios serán devueltos al notario.
ARTÍCULO 88
Cuando por cualquier razón, uno o más folios de protocolo notarial se inutilicen por una mala impresión o por cualquiera otra causa, el notario no deberá destruirlo, sino conservarlo en el lugar que le corresponda ser parte; en estos casos el notario trazará en ellos dos líneas transversales por ambas caras para dejar constancia de su inutilización, o bien, estampará en ellos un sello que haga referencia al caso.
En caso de pérdida o de inutilización total o parcial de algún folio o volumen del protocolo, el notario dará inmediato aviso a la Dirección de Notarías, para que ésta dicte las medidas que estime oportunas para no interrumpir la función notarial, sin perjuicio de la obligación del notario de poner los medios que estén a su alcance para la recuperación o reposición, si fuere posible.
ARTÍCULO 89
Los notarios guardarán y conservarán los libros y volúmenes concluidos del protocolo durante un plazo máximo de cinco años contados desde la fecha de cierre del libro. Transcurrido el plazo mencionado, los libros y volúmenes junto con sus apéndices e índices deberán entregarse para su custodia definitiva a la Dirección de Notarías.
CAPÍTULO III
Del Apéndice e Índice
ARTÍCULO 90
El apéndice es accesorio del protocolo. Se constituye por todos aquellos documentos que se relacionan con el instrumento notarial, los cuales refuerzan los juicios de valor y la fe documental depositados por el notario en el documento de su autoría.
En el protocolo cerrado o abierto, no necesariamente todos los instrumentos tendrán Apéndice, sin embargo, cuando si lo tenga, éste se identificará con una carátula que llevará como membrete: "Apéndice del Instrumento", el número de éste y el año a que corresponda y abajo del membrete se listarán los documentos que lo forman. Esta carátula se extenderá en hoja común y será firmada y sellada por el notario.
La carátula aludida se llevará a máquina o por cualquier otro medio de impresión, será necesario que cada documento sea sellado, firmado o rubricado por el notario y se requerirá identificar cada uno de ellos con el número de instrumento al que pertenezca.
Tratándose de constancias deducidas de expedientes que se protocolicen por mandamiento judicial y de los que previamente estén encuadernados y que se agreguen al apéndice respectivo, serán como un solo documento, al igual que los que por su conexidad deban considerarse como tales.
Las carátulas del apéndice y los documentos que las integren deberán quedar encuadernados en uno o varios libros con indicación del número del volumen del protocolo notarial al que pertenezcan.
La encuadernación de los documentos aludidos se realizará en los plazos y señalamientos previstos en esta Ley.
El contenido de esta disposición será aplicable, en lo que corresponda, a la integración y manejo del apéndice del protocolo especial.
ARTÍCULO 91
El índice es accesorio del protocolo, se constituye por la descripción sintetizada de los actos asentados por el notario en cada uno de los volúmenes.
Por cada volumen de protocolo, el notario deberá elaborar por duplicado un índice, un ejemplar se conservará por el notario y el otro se anexará al inicio de cada volumen, los que deberán ser firmados y sellados por él.
El índice a que se refiere esta disposición se practicará en papel común y contendrá la siguiente información:
I. El número del instrumento;
II. La fecha en que se otorgó;
III. Los números de los folios en los que se asentó;
IV. El nombre completo, las personas que intervinieron, ya sean físicas o morales;
V. La naturaleza del acto o hecho consignado; y
VI. Cualquier otra información que el notario considere asentar.
